A munkahelyi rendszer magában foglalja mindazokat az ember-gép-környezet rendszeren belül megtalálható alkotóelemeket, amelyek elengedhetetlenek az eredményes munkavégzéshez. A munkahelyek kialakításakor a rendszer egészét szerves egységként kell kezelni, és a technológiai követelmények betartása mellett, a munkatevékenységből kiindulva kell elérni a munkahelyi rendszer lehető legjobb működését.

A munkahelyi rendszer alapelemeit a munkahely, a munkahelyen dolgozó emberek és a munkahely környezete jelentik.

A munkahelyi rendszeren belül sokféle kapcsolat jelenik meg. A munkafeladat jellemzői például meghatározzák a terhelések fajtáit és mértékét. Az ember munkavégző képessége és a terhelések között összhangnak kell lennie ahhoz, hogy az ember tartósan, egészségének károsodása nélkül el tudja látni feladatát. A munkahelyi rendszer teljesítménye ennek a megfelelésnek, az összhangnak a szintjétől függ. Ennek alapján egyértelmű, hogy az ergonómiai fejlesztések középpontjában a megfelelés biztosítása áll.

A munkahely különböző elemekből áll:

• munkafeladat
• a munkafeladatok során használt gépek, eszközök
• a munkahely és annak kialakítása
• a munkaidő, pihenőidő
• a fizikai munkakörnyezet

Ezek az elemek további elemekre bonthatók. Mindegyik sajátja, hogy állapotuk (amely lehet állandó vagy változó) hatást gyakorol a munkavégző emberre.

Azon fizikai, kémiai, biológiai, pszichés, esztétikai, szociális tényezők, amelyek jellemzik a munkahelyet. Legfontosabb összetevői: a munkahelyi mikroklíma, a megvilágítás, a zaj, a vibráció, a levegő szennyezettsége, a munkahely építészeti sajátosságai, a munkabiztonságot szolgáló berendezések és mindezen tényezők aktuális állapota.

Ide soroljuk a szociális környezetet is, vagyis a munkacsoportot, a munkaszervezetet, az ezeken belüli kapcsolatokat és azok jellemzőit is. Ezekkel a témakörökkel foglalkozik a szervezetfejlesztés, a munkaszociológia.

Ergonómiai szempontból az embert elsősorban munkavégző képességével és igénybevételi állapotával jellemzik. A munkavégző képesség tulajdonképpen nem más, mint alkalmasság egy adott munkahelyen a munkafeladatok elvégzésére. Egy ember és a munkavégzés követelményei akkor felelnek meg egymásnak, ha a munkavégző testi ereje, ügyessége, érzékszerveinek épsége, értelmi és érzelmi képességei, tudása, adottságai és jelleme – vagyis személyisége alapján egy adott munkafeladatot tartósan és egyenletesen legalább az elvárt színvonalon és teljesítménnyel el tud látni egészségének károsodása, személyiségének torzulása nélkül. Az ember tulajdonságai közül a munkavégzés szempontjából különösen fontosak: az ismeret, a tudás, a tapasztalat (általános és szakmai), az egészségi állapot, az erőnlét, a fizikai és a szellemi munkavégző képesség, az ambíció és a motiváltság.

Az ember igénybevétele azt a ráfordítást fejezi ki, amelyet a dolgozó a munkavégzés során valamely teljesítmény elérése érdekében nyújt.

A megfelelés ergonómiai szempontból a terhelések és a munkát végző személy munkavégző képessége közötti kapcsolatot mutatja meg. Ha a megfelelés létrejött, akkor a munkát végző személy bebizonyította, hogy eleget tud tenni a vele szemben támasztott követelményeknek, kellően alkalmazkodik az új munkakörnyezethez, eléri az elvárt teljesítményszintet, vagyis alkalmas munkafeladatának tartós ellátására.

Ha a megfelelés hiányzik, akkor a munkát végző személy tartós munkavégző képessége veszélybe kerülhet, az elvárt teljesítmény nem biztosítható.

A megfelelés hiánya stresszállapot kialakulásához vezethet.

A munkahelyi rendszerekben kiemelt fontossága van az ember-gép közötti kapcsolatnak. Optimális esetben a munkát végző személy – a rendszer jellegétől függően – irányítja, ellenőrzi a rendszer működését. Ezekben a rendszerekben alapvető követelmény a gyorsaság, a pontosság, a megbízhatóság. Bármilyen bonyolult is a gép, csupán munkaeszköz. Az ember-gép rendszerekben a munkát végző ember a legfontosabb láncszem, a gép az embert bizonyos funkciókban – amelyekben a gép jobb az embernél – csak helyettesíti.

Az ember és a gép kapcsolata Az ember és a gép közötti funkciófelosztás aszerint is vizsgálható, hogy az ember pszichikus funkcióit vetik össze a gépi teljesítménnyel. Az ember a külső változások észlelésében sokoldalúbb, mint a gép. A gép pontosan regisztrálja azokat a jelzéseket, amelyekre beprogramozták. Az ember a vezérelt folyamatokat képes közvetlenül megfigyelni, nyomon követni, könnyebben tud az egyik irányítási módról a másikra váltani. A gép átállítása azonban új vagy bonyolult – ezért nagyobb hibalehetőséggel járó – programot igényelhet.

A megbízhatóság ergonómiai szempontból az ember-gép rendszer képessége bizonyos munkafeladatok adott időtartam és adott követelmények szerinti teljesítésére. Az emberből és a gépből álló rendszer megbízhatóságának és pontosságának döntő meghatározója az ember. Az ember maximális pontossága általában elmarad a gépekétől.

Hibák adódhatnak az észlelés lassúságából, a téves cselekvésekből, a helytelen döntésekből. Az emberi munka pontatlanságából adódó hibák lehetnek állandóak, de változóak is. A felismert állandó hibák a rendszeren belül kiküszöbölhetők, például a funkció egyszerűsítésével, vagy gépi funkcióvá való átalakításával.

A változó emberi hibákkal is számolni kell. Például a fáradtság megjelenési időpontja megbecsülhető, így ezekben az időpontokban nem célszerű olyan munkát végezni, amikor a hibázásnak súlyos következményei lehetnek. A futószalag mellett dolgozó embereknek meghatározott időközönként szünetet kell tartaniuk, mivel a munka egyhangúsága miatt lankad a figyelmük. Autógyárakban végzett vizsgálatok kimutatták, hogy a szabadságot megelőző napokban csökken a szerelést végző dolgozók figyelme, több hibát vétenek, mint egyébként.

Az emberi hibák csökkenthetők a jelző- és kezelőelemek megfelelő kialakításával és elhelyezésével, a gyakorlottsággal, az optimális munkatempó kialakításával.