A 12. század legjelentősebb uralkodója III. Béla (1172-1196) volt. Az Árpádok magyar királysága ekkoriban állt hatalma tetőpontján. Béla újításaként tartják számon a királyi kancellária felállítását. A 12. századig a kevés számú oklevelet a királyi kápolna mellett működő papok foglalták írásba. A század közepén erre a célra külön testület alakult, amelyet nyugati, elsősorban pápai mintára kancelláriának neveztek. A kancellária az uralkodó iratkiállító szerve volt, vezetője, a kancellár a főpapok közül került ki, ő őrizte a király címeres pecsétnyomóját.

A kancellárián az alábbiak szerint történt az ügyintézés. A felek írásbeli kérvénnyel fordultak az intézményhez. A kancellária ezután előkészítette az ügyet arra, hogy az uralkodó és a tanácsa döntsön az ügyben. A döntés után a kancellária parancsot kapott arra, hogy a döntésnek megfelelően állítsa ki az oklevelet. A szövegek megfogalmazása a jegyzők, nótáriusok feladata volt, akik a fogalmazványok elkészítéséhez különböző segédkönyveket – tankönyveket, formulagyűjteményeket – használtak, amelyek korábbi ügyekben kibocsátott oklevelek formuláit tartalmazták. A fogalmazványt ezután bemutatták az oklevél kiadójának, az ő jóváhagyása után az irat az írnokok kezébe került, akik a fogalmazványt mindenki számára olvasható, világos betűkkel letisztázták. Az így elkészült oklevelet bemutatták az oklevél kiadójának, aki aláírásával vagy pecsétjével hitelesítette azt. A megpecsételés után az oklevelet bevezették az iktatókönyvbe, ahonnan az oklevél utólag bármikor előkereshető volt. Végül a fizetendő illeték kirovása után az oklevelet átadták az oklevélnyerőnek. A királyi kancellária mellett később az országos méltóságoknak – a királynénak, a főpapoknak, a nádornak, az országbírónak, az erdélyi vajdának, a horvát bánnak stb. – saját kancelláriái alakultak ki. Ezek a kancelláriák az igazságszolgáltatással, a kormányzással, a közigazgatással kapcsolatos írásos teendőket látták el.

A királyi udvar irodája nem győzte az ország írásbeli feladatainak egészét intézni, az ország lakói sem utazhattak a királyi udvarba minden egyes hivatalos írást igénylő üggyel. Egy királyi birtokadomány számtalan teendővel járt: fel kellett mérni az illető földet, tájékozódni kellett, nem tart-e igényt rá más is. Ha pedig megkapta valaki az adományt, azt birtokba is kellett vennie. Minderről csak írásban lehetett intézkedni, hiszen az eseménynek csak így maradhatott hiteles tanúbizonysága. 1200 előtt főképp az egyházi intézmények fektettek rá súlyt, hogy jogaik írásban is pontosan rögzítve legyenek, ezután azonban a világi birtokosok részére kiállított iratok száma is megsokasodott. A magánosok egymás közti ügyleteit, szerződéseiket, rendelkezéseiket a hiteles helyek foglalták írásba. Ezek egyházi testületek – káptalanok, bencés apátságok stb. – voltak, ahol mindig volt megfelelően képzett személy az iratok kiállítására, és minden megyében működött legalább egy ilyen intézmény. A helybeli birtokosok, bármi írásban rögzítendő ügyük támadt, a legközelebbi hiteles helyet keresték fel, amely a kívánt tartalmú iratot megfelelő díjért kiállította és hitelesítette, sőt hajlandó volt a sekrestyében “örök időkre” megőrizni azt. A legjelentősebb hiteles helyek a káptalanok voltak, itt intézték a legtöbb birtokügyet, ezért a tudás megtestesítőiként is emlegették őket: “Nem káptalan a fejem.” – szól a mondás.

Az írásbeliség elrendelése (III. Béla 1181. évi okleveléből)

„Minthogy az emberi természet gyarlósága következtében s az idő előrehaladásával a letűnt dolgok emlékezetét könnyen elragadja a feledés, illő az írás erejével megerősíteni azt, amiben a szerződő felek egymás között megállapodtak. Hogy ez az írás segítségével és alkalmatos férfiak tanúbizonyságával sérthetetlenül és szilárdan megmaradjon, azért én, Béla, Magyarország dicső királya megfontoltan és királyi méltóságomnak jövőjéről is gondoskodva – nehogy bármilyen az én személyem előtt megtárgyalt és megvitatott ügy feledésbe merüljön – szükségesnek tartottam, hogy minden, az én felséges személyem jelenlétében előadott dolog az írás bizonyosságával erősítessék meg…”

A középkor hivatalos iratait a történettudomány oklevélnek (diploma) nevezi. Az oklevél jogokat állapított meg, egyúttal azok igazolására is szolgált. Az okleveleket latin nyelven készítették, hiszen nemcsak a jog és az igazgatás nyelve volt latin, de eleinte a nem hivatalos magánlevelezés is latinul folyt. (A legkorábbi ismert magyar nyelvű levelek 1480 tájáról származnak.)

Az okleveleknek három fő típusa alakult ki. A legünnepélyesebb a kiváltságlevél volt, ezeket mindig pergamenre – hártyára, vagyis kecske-, bárány- vagy borjúbőrre – írták és fémbe vagy viaszba nyomott, zsinórra függesztett függőpecséttel látták el. A nyílt okleveleken a pecsét vagy a hátlapon vagy a szöveg alatt található. A zárt oklevelet összehajtogatás után hártyaszalaggal összefűzték, és ezután zárták le pecséttel, az iratot csak a pecsét megsértése után lehetet elolvasni.

Az oklevelek írásához koromból és csersavból készült fekete “tintát” használtak, díszítésre néha arany vagy vörös színűt. Az okleveleket eleinte kizárólag pergamenre írták. 1200 körül arab közvetítéssel megjelent Európában a kínai eredetű olcsó papír. Magyarországon 1310 körül kezdték alkalmazni. A papírt a kezdeti idegenkedés után a kancelláriák is átvették, és ezentúl csak a fontosabb, örök érvényűnek szánt okleveleket írták “kutyabőrre”.

A kancelláriák, a hiteles helyek, a bíróságok által kibocsátott iratmennyiség a középkor folyamán – vagyis Magyarországon 1526-ig – milliókban számolható. A zömük természetesen elpusztult a történelem viharaiban, a mintegy 300 ezer fennmaradt irat nem tehető többre az eredeti mennyiség néhány százalékánál.

Az oklevelek hitelességét a pecsét szavatolta. Az általános írástudatlanság korában a pecsét, mint jól azonosítható jelkép nem csupán a hitelesítést, hanem a hatalom gyakorlását is szolgálta. A középkorban a pecsét három feladatot láthatott el: garantálta valamely irat titkosságát, sértetlenségét (zárópecsét); bizonyította a tulajdont vagy hitelesítette az okiratot. Magyarországon már Szent István használt pecsétet, Szent László törvényeiben a király mellett említést tesz a nádor, a királybírák, az érsekek, a püspökök stb. pecsétjéről is.

A középkorban a pecsét anyaga fém vagy viasz volt. A fémek közül az ólom, az ezüst és az arany volt használatos – arany pecsétet csak az uralkodók használhattak, ezüstpecsétet Bizáncban, ólompecsétet pedig főleg a pápai kancellárián alkalmaztak. A fémpecséttel megerősített oklevelet nevezzük bullának. A legáltalánosabban azonban a méhviasz használata terjedt el.

A pecsét a tulajdonosát testesítette meg, ezért rajta feliratokat, képeket, portrékat, címereket, vagy ezek kombinációit találhatjuk meg. A pecsétkép általában két részből áll: a feliratból és a tulajdonképpeni pecsétképből, amely tulajdonosát, jelvényét vagy címerét ábrázolja. Az oklevelek és az azokat hitelesítő pecsétek fontosságát bizonyítja, hogy az oklevél- és pecséthamisítás a középkorban felségsértésnek számított, ezért halállal büntették.