A szállodai üzemegységek és működési területek csoportosítása

A szállodai szervezet felépítésénél – a fentiek figyelembevételével – tagolt egységek kialakítása jellemző, melyek egy jól bevált sémát mutatnak. Ennek ellenére még sincs két olyan szálloda, amelynek az organogramja megegyezik. Az eltérések a szálloda méretéből, tulajdonosi és üzemeltetési formájából, az üzletpolitikájából, a munkamegosztás egyediségéből és a munkaszervezésből adódnak.

A működési területeket többféle módon lehet osztályozni:
· Bevételt termelő képességük szerint lehetnek olyan területek, melyek terméket vagy szolgáltatást értékesítenek, így ezek a bevételtermelő üzemegységek. Ide tartoznak a vendéglátó egységek, a földszinti terület, a kereskedelmi üzletek stb. A tevékenységeknek bizonyos része azonban a munka fenntartásához szükséges, bevételt nem hoz, de szükséges. Ezek például: a karbantartás, a munkaügy, az adminisztráció, melyeket funkcionális területeknek is hívnak.

· A vendéggel való kapcsolat alapján megkülönböztethető a „Front of the house”, mely magában foglalja azokat a területeket, melyek a vendéggel közvetlenül kapcsolatba kerülnek, mint például a recepció, a vendéglátó helyek fogyasztó terei. A „Back of the house” pedig a háttér területeket takarja, amelyek nem érintkeznek a vendégekkel, például a beszerzés, a könyvelés, a takarítás területei.

A fő tevékenységek végzésére kialakított szervezeti egységeket „üzemegységnek” nevezik (pl. a vendéglátó üzemegység). Az üzemegységek önálló szervezeti egységek és bevételt termelnek.
A legfontosabb csoportosítás a végzett szakmai munka alapján történik, tehát a szervezeti egységeket a szerint különböztetjük meg, hogy milyen tevékenységre specializálódtak.

Működési területek

A működési területek elnevezése

Tekintsük át tehát a szállodai szervezetekre általánosan jellemző területeket. Mivel a nemzetközi szállodaláncok megjelenésével több nemzetközi kifejezést is átvettünk, ezért a területek és a munkakörök esetében nem árt az angol megfelelőket is megismerni.

Room’s Division (Szállodai üzemegység) -, ez a részleg felel a szállás tevékenység működtetéséért és további részterületekre bontható:
Front Office (Földszinti terület) - fizikailag is az épület földszintjén helyezkedik el és a szobák értékesítéséért, valamint a vendégek ott tartózkodásának probléma mentességéért felel
Housekeeping (Emeleti terület) - a szállodai szobák és az egész ház rendjéért és tisztaságáért felelős részleg
Reception (Szobafőnökség) - a Front Office része, mely a szobák értékesítésével és a vendégek fogadásával foglalkozik
Concierge (Porta) - a Front Office része, legfontosabb feladata, hogy a szállóvendégeket információval lássák el, és segítsenek a kéréseik megoldásában
Cassa (Pénztár) - a Front Office része, mely a vendégekhez kapcsolódó számlázást és fizettetést végzi
Food & Beverage (Vendéglátó üzemegység)- a szállodai és a külsős vendégek számára ételt, italt és szórakozási lehetőséget biztosít a szálloda különböző vendéglátó helyein
Banquet Department (Rendezvény részleg) - általában a Food & Beverage részeként működik és a különtermi és konferencia rendezvények szervezéséért, lebonyolításáért felel
Health Department (Gyógyászati üzemegység)- több elnevezése is lehet (pl. Therapy), a gyógy- szállodák azon részlege, ahol a kezeléseket nyújtják
SPA (Wellness részleg / üzemegység) - az uszoda, a relaxációs és egyéb kezelések és esetleg a szépészet tartozik ebbe a részlegbe
Sales Department (Értékesítési részleg) - a szálloda minél hatékonyabb értékesítéséért felel, partnereket szerez, szerződéseket köt
Marketing Department (Marketing) - a piackutatás és a befolyásolás eszközeinek alkalmazása a feladata, pl. reklám, PR
Accounting Department (Főkönyvelés) - a gazdasági folyamatok nyilvántartásáért, ellenőrzéséért és a beszámolóért felelős, ide tartozik a pénzügy (Financing) és az ellenőrzés (Controlling) is
Engineering and Maintenance (Műszaki-karbantartó részleg)- felel a műszaki hibák javításáért és megelőzéséért
Security Service (Rendészet) - a biztonságért felelős részleg, hívják Biztonsági szolgálatnak is.
Human Resources (Munkaügy) - a megfelelő számú és minőségű dolgozó biztosításáért és megtartásáért felel

Szállodai munkakörök

A szállodai szervezet legkisebb eleme a dolgozó, a legkisebb logikai egysége pedig a munkakör. A munkakör azoknak a meghatározott feladatoknak az összessége, melyet a dolgozónak a munkaviszonyában el kell látnia, és amelyért felelősséggel tartozik. Egy munkakörben több dolgozó is alkalmazásra kerülhet (pl. lehet 8 felszolgáló is)
A következőkben egy nagy szállodát veszünk alapul, ahol nagyfokú a munkamegosztás, így minél több munkakört tudunk bemutatni. (A kis szállodák esetében a feladatok éppen úgy megvannak, csak nem biztos, hogy mindegyikre külön dolgozó jut, azaz a munkakörök összevontak.). Munkaterületenként soroljuk fel a munkaköröket, melyek részletes bemutatására egy következő fejezetben kerül sor.

· Igazgatás: általános igazgató, igazgató helyettes, gazdasági igazgató, titkárnő, kézbesítő, idegen nyelvű levelező, jogtanácsos
· Elszállásolás: szállodai igazgató, földszinti üzletvezető, szobafőnök, szobafoglalás vezető, rendelés felvevő, portás, londiner, garázsmester, kocsirendező, boy, hostess, transzfer gépkocsi vezető, kasszás, telefon központos, naplózó, emeleti üzletvezető, gondnoknő, szobaasszony, szobalány, emeleti segédmunkás, takarító
· Vendéglátás: éttermi igazgató, teremfőnök, felszolgáló, reggeliztető, szobaszerviz diszpécser, eladó, pincemester, zenész, mixer, italmérő, konyhafőnök, részlegvezető szakács, szakács, cukrász, pék, konyhamészáros, konyhalány, előkészítő, raktáros, áruátvevő, beszerző, tehergépkocsi vezető, fehér és fekete mosogató, takarító, személyzeti büfés
· Rendezvény: rendezvény igazgató, értékesítő, felszolgáló, asszisztens, teremberendező, dekoratőr, fotós, nyomdász, virágkötő
· Gyógyászat, wellness, sport: igazgató főorvos, orvos, kezelő, asszisztens, gyógytornász, masszőr, dietetikus, fodrász, kozmetikus, edző, úszómester, recepciós, animátor
· Mosoda: mosoda vezető, vegytisztító, mosómester, vasaló, varrónő, munkaruha nyilvántartó
· Adminisztráció: főkönyvelő, könyvelő, számlázó, elszámoltató, pénzügyes, házi pénztáros, leltárcsoport vezető, elszámoltató, eszköz nyilvántartó, bérelszámoló, TB ügyintéző,
· Számítástechnika: rendszer gazda, számítástechnikai vezető, technikus, stúdiós
· Értékesítés és marketing: értékesítési igazgató, értékesítési és marketing vezető, asszisztens, reklám ügyintéző, PR vezető
· Biztonság, rendészet: biztonsági vezető, biztonsági őr, személyzeti portás
· Munkaügy: emberi erőforrás igazgató, személyügyi munkatárs, asszisztens, tréning felelős
· Műszak, karbantartás: műszaki igazgató (főmérnök), műszak vezető, gépész, lakatos, konyhagép szerelő, villanyszerelő, vízvezeték szerelő, asztalos, szoba karbantartó, kárpitos, asztalos, festő

A munkakör egy vagy több munkafeladat végrehajtásához fűződő kötelezettséget és felelősséget jelöl meg.

A szervezeten belül a szervezeti egységek vagy munkakörök közötti alá-fölé rendelt kapcsolat.