Jegyzőkönyv formai elemei I.

A jegyzőkönyv gyűléseken, üléseken, tanácskozásokon, tárgyalásokon elhangzott kijelentések, viták, események, határozatok írásbeli rögzítése meghatározott formában, okirat jellegű írás.
A jegyzőkönyv tartalmát, rendeltetését tekintve lényegesen eltér más hivatalos levéltől. A jegyzőkönyv készítésekor az érdekeltek egy helyen és együttesen alakítják ki véleményüket és akaratukat valamely döntés meghozatalakor, figyelembe véve és feltüntetve az esetleges ellenvéleményeket is, míg más hivatalos levélben a feladó egyoldalú állásfoglalást rögzít az ügyiratban.
Speciális tulajdonságai mellett formai követelményeknek kell megfelelnie. Sokszor ismétlődő témához tartozó jegyzőkönyvhöz előre gyártott sémát is használhatunk (pl. baleseti jegyzőkönyv).

Jegyzőkönyv formai elemei II.

A jegyzőkönyv formai elemei, felépítése:
A fejrész (bevezetés) elemei:

• felvétel helye, ideje,
• szervezet neve, címe,
• jelenlévők,
• tárgymegjelölés,
• jegyzőkönyvvezető neve.

A főrész (tárgyalás) elemei:

• előadás, vitaindító, beszámoló, ismertető, tájékoztató,
• felszólalások, hozzászólások, javaslatok, indítványok.

A zárórész elemei:

• határozatok,
• utalás a keltezésre,
• aláírások a hitelesség igazolására.

Jegyzőkönyv szerkezeti elemei II.

Jegyzőkönyv formai elemei III.

A jegyzőkönyvek szerkesztésének is vannak követelményei.
Az A4-es papír felső széle alatt a bal margónál kezdve írjuk fel a címet (Jegyzőkönyv). A cím után egy sor kihagyásával a felvétel helye és ideje, a szervezet neve és címe következik. Egy sor ismételt üresen hagyásával a jelenlévők nevét, munkahelyi beosztását, esetleg az általuk képviselt szervezet nevét, majd a jegyzőkönyv vezetőjének nevét írjuk. A „Tárgy” szó felírása előtt is kihagyunk egy sort.
Két sorkihagyással kezdődik a jegyzőkönyv főrésze, amelyben az előadások utáni felszólalásokat, hozzászólásokat külön bekezdéssel jelöljük.
A zárórészben a javaslatok alapján megfogalmazott határozatokat kiemelve írjuk. Ezután sorkihagyással a bal margónál kezdve a „Kelt, mint fent” rövidítése (K. m. f.) következik. Az aláírások előtt több sort ki lehet hagyni.