Határozat formai elemei I.

Az ügyfelek kérelmére, panaszaira, egyéb beadványaira - vagy anélkül -, a hivatalos szervek döntenek: engedélyeznek, elutasítanak, jóváhagynak, vagyis határoznak.
A döntést írásba kell foglalni, és értesíteni kell az ügyben érdekelt személyeket, hivatalokat, egyéb szervezeteket. Erre szolgál a határozat mint hivatalos irat.
Formailag a határozat hasonló egy hivatalos levélhez, de a szövegrésze speciális szerkezetű.

Határozat formai elemei II.

A határozat fejrészének tartalma némileg eltér egy általános hivatalos levélétől. A fejrész formai elemei:

• a határozatot hozó szervezet adatai, amelyeket a levél bal felső sarkába kell írni. Más hivatalos levéllel ellentétben a címzetteket a zárórészben szokták feltüntetni,
• keltezés, ami a levél jobb felső sarkába kerül
• irattári adatok, amelyek a gazdálkodó szervezet ügyvitelét könnyítik meg, és a keltezés alatt szerepelnek,
• végül az ügyintéző neve.

Határozat szerkezeti elemei II.

Határozat formai elemei III.

A határozat főrészének formai elemei:

• a levél tárgymegjelölése, amely röviden, egy-két szóban összefoglalja a levél témáját, azaz az ügy megnevezését, amelyről a határozat megszületett (bal oldalra kerül)
• határozat címszó alatt kell ismertetni a döntést, a címzett kötelezettségeit és a fellebbezés lehetőségét,
• indoklás címszó alatt a döntés körülményeit, a jogszabályokat, amik alapján megszületett a határozat.