A hivatalos levelek többek között abban különböznek a magánlevelektől, hogy megszabott formai kellékek, szabályok érvényesek rájuk. A gépelt hivatalos levelek formai előírásait a Magyar Szabványügyi Hivatal által kiadott szabványok határozzák meg.
Különböző hivatalos levelekre különböző formai előírások vannak, de a vázuk közös. A hivatalos levelekben három fő rész különül el egymástól: a fejrész, a főrész és a zárórész.
A fejrész tartalma:

• a feladó és a címzett adatai, amelyeket a levél bal felső sarkába kell írni, először a feladó adatait, néhány sor kihagyással a címzettét,
• postai utasítás(ok), cím,
• keltezés, ami a levél jobb felső sarkába kerül,
• irattári adatok, amelyek a gazdálkodó szervezet ügyvitelét könnyítik meg, és a keltezés alatt szerepelnek.

A főrészé:

• a levél tárgymegjelölése, amely röviden, egy-két szóban összefoglalja a levél témáját (bal oldalra kerüljön, a megszólítás fölé),
• esetleges megszólítás,
• a levél szövege, amelyben kifejtjük mondanivalónkat, utalhatunk a levél előzményeire, tennivalókra vagy következményekre. A szöveg végén érdemes egy-két mondattal összefoglalni a fő mondanivalót.

A zárórészben kap helyet az üdvözlés és az aláírás(ok), az aláírók beosztása, és esetleg a hivatalos pecsét.