Az írásos kommunikáció

Az írás közelebb áll a közléshez, mint az egyszerű kommunikáció. Az írásbeli kommunikációt a legjobban a következő mozaikszó jellemzi: KISS, azaz keep it short and simple – fogd egyszerűre és rövidre. Írásos nyelvi formák:

• Complete (teljes): A szükséges adatokat közölte. Válaszolt a címzett összes kérdésére.
• Concise (tömör): Elkerüli a redundanciát. Rövid, olvasható bekezdéseket tartalmaz.

Elkerülte azt a buktatót, hogy a szövegbe elrejtse a lényeges információt.

• Correct (helyes): Pontos, tarja a határidőt. Illeszkednek a vállalt kötelezettségek. Nyelvtanilag, stilisztikailag helyes.
• Conversational (társalgási): Barátságos, folyékony. Az írás a címzettből az elvárt viselkedést váltja ki.

Elkerülte a bonyolult szóvirágokat. Elkerülte azokat a kifejezéseket, melyek az olvasóból ellenséges érzelmeket váltanak ki.

Az írásos kommunikáció előnyei

A következő előnyökkel rendelkeznek az írásos dokumentumok :

• Maradandó feljegyzések.
• Nagy mennyiségű információt lehet továbbítani, ezekre a későbbiekben lehet utalni, vagy hivatkozni.
• Könnyen sokszorosíthatók, vagy továbbítható akár hálózaton is (informatikai)
• Konkrét anyagot jelentenek- így vitákhoz, egyetértéshez, megbeszéléshez, vagy valamilyen jövőbeni akcióhoz alapot szolgálnak.

A levélírás céljai:
Elsősorban olyan dokumentumok, melyek a személyek és/vagy a szervezet külső kapcsolatai számára készülnek, a tartalmon és a pontosságon túl fontos a külalakja, stílusa. Információközlés, mások nézeteinek megváltoztatása, befolyásolás, gondolatok, tények lejegyzése, kapcsolatépítés vagy a kapcsolat lezárása lehet a célja.
A leveleket a célnak megfelelően strukturáljuk, magában foglalja a figyelmet, érdeklődést, vágyakat, hitet, akciókat.

Reklám

Az írásos dokumentumok céljai

A személyes levél a kapcsolattartást, a kapcsolat ápolását szolgálja, információkat közöl a levélíróról, megválaszolatlan kérdéseket tartalmaz a célszemélynek. Általában közeli interperszonális kapcsolatban levő személyek írnak egymásnak személyes hangvételű leveleket. A hagyományos levélíráson túl az információk cseréjét szolgálja az internet e-mail szolgáltatása, valamint a chat. A modern információ cserére alkalmas portálok, szerverek előírják a felhasználók kötelezettségeit. Tehát a levélírásnak, a beszélgetésnek, még ha internetes formában történik is megvan a maga etikettje.

Összefoglaló

Szervezeti kommunikáció és írásos dokumentumok

A szervezeti kommunikáció írásos dokumentációjából a legjellegzetesebbeket kiragadva mutatjuk be sokféleségüket.
Összefoglalók, jegyzetek, feljegyzések:
Elsősorban belső használatra készülnek, midig meg kell jegyezni, hogy ki, miért, milyen célból készítette a dokumentumot, valamint azt, hogy kik a címzettek.
Jegyzőkönyvek, utasítások:
A szervezeti működést biztosító hivatalos dokumentumok, külön rendszerben kell archiválni ezeket. Lényeges, hogy minden érintett fél kapjon belőle másolatot. A bennük levő tartalom pontosan fejezze ki azt, hogy kinek, mit, mikorra kell elvégeznie.
Személyes iratok:
Egy szervezetben a bérjegyzéktől, a személyügyi feljegyzésekig készülnek ilyen jellegű iratok. Ezek kezelésénél be kell tartani a személyes adatok kezelésére vonatkozó személyiségi jogokat és az adatvédelmi törvényt.
Kommüniké és a sajtóanyag:
A nagyközönség számára készült dokumentum, amelyet valamilyen újságban szeretnénk megjelentetni. A kommüniké változatlan formában jelenik meg. Ügyelni kell arra, hogy a kiadott információk valóságtartalma igaz legyen, tartalmazza azt ami az image formálásához szükséges.
Hirdetés, reklám, szóróanyag, prospektus, ismertetők:
Elsősorban a fogyasztóknak, a vásárlóknak szólnak, rövid, figyelemfelkeltő érdeklődést formáló célzatúak. A reklámetika és a reklámtörvény szabályait mindenkor be kell tartani készítésükkor.

Személyes levél

Memorandum

Hivatalos megkeresés

Jegyzőkönyv