Ügyviteli gépek fajtái

Az irodai, ügyviteli munkavégzést meggyorsítják a különböző irodai gépek, ügyviteli technikai eszközök, irodai segédeszközök használata, kezelése.
A hivatali szervekhez nap mint nap több irat érkezik be. Ezeket nyilvántartásba kell venni, iktatni kell, irattárba kell helyezni. A minél több irat biztonságos megőrzése érdekében alkalmazhatunk irodai spirálozót, hőfóliázót.
Amennyiben valamely iratról másolatot szeretnénk készíteni egy vagy több példányban, a fénymásolót hívhatjuk segítségül.
A szóbeli kommunikáció és kapcsolatteremtés eszközeként telefont használunk.
A gyors irattovábbítás céljából alkalmazhatunk elektronikus ügyviteli eszközöket is, mint pl.:

• irodai fax,
• telefon,
• telefonközpont,
• személyi számítógép,
• elektronikus levelező programok, stb.

Az iratok postára adása előtt meggyőződhetünk levélküldeményünk súlyáról a postai levélmérleg segítségével.

Ha cégünk részére valamilyen dokumentumot szeretnénk esztétikus formában megjeleníteni és információs anyagként, akár plakátként felhasználni, akkor használhatjuk a laminálót. A dolgozóknak is készíthetünk a névjegykártya-laminálóval esztétikus kivitelezésű névjegykártyát.

Irodai munkák gyors és pontos végzését segítő gép.

A telefon

A vezetékes továbbítás eszközei

Az irodában keletkezett információk továbbításában a számítógépeken kívül nagy szolgálatot tesznek a következő vezetékes eszközök:

• a telefonok,
• a telexgépek (Az információt küldő – adó – által leütött betűk elektromos jelek formájában jutnak el a vevő oldalára, ahol a készülék papírra nyomtatja a vett jeleket. Itt is központokhoz kapcsolódnak az előfizetők. Napjainkban, a gyors ütemű technikai fejlődés korában egyre kevesebb helyen használják.),
• a telefaxok.

A hangfeldolgozó rendszerek

A hangfeldolgozó rendszerek feladata az ügyfelek minőségi kiszolgálása. Két részből áll, a hangposta és híváskezelő részekből.

A hangposta

A hangposta a telefonközpontra szerelt számítógép (és persze program) segítségével működik, amelyet bármely telefonkészülékről felhívhatunk. A felhasználók saját postafiókkal rendelkeznek, itt tárolódnak a számukra érkező üzenetek. A postafiókot jelszó védi az illetéktelenektől.

A hangos szöveg

A hangos szöveg segítségével tájékoztatni lehet a hívókat a legújabb közlendőkről. Az automata központkezelő a beállítás függvényében irányítja a hívásokat. Az üzleti életben jó lehetőséget nyújt a gyors, megbízható kommunikációra.
Egyes telefontársaságok külön üzenetközvetítő szolgálatot is működtetnek. A szolgálat a kért időben továbbítja a címzettnek szánt üzeneteket, és ennek megtörténtéről visszajelzést ad a feladónak.

Az állóképtelefonok

A kép- és hanginformációk együttes továbbítására alkalmasak az állóképtelefonok. Felhasználása igen sokoldalú: a műszaki élettől az orvosi munkáig egyaránt felhasználhatók.

A mozgóképtelefonok

A mozgóképtelefonok segítségével – ahogy a neve is jelzi – a képinformáció megelevenedik. A kommunikáció résztvevői nemcsak hallhatják, hanem láthatják is egymást, mert a telefonkészülék egy kamerával és egy monitorral van összekötve.

A mobiltelefonok

A mobiltelefonok vezeték nélkül kapcsolódnak a rendszerhez. Működés közben a készülékek rádiófrekvenciás jeleket adnak és vesznek, közben pedig rádiófrekvenciás energiát sugároznak.
Néhány éve még az új szolgáltatások között tartották számon azokat, amelyeket ma természetesnek találunk. Ilyenek a hívó fél számának kijelzése, tarifakijelzés, konferencia üzemmód, hívástartás, hívásvárakoztatás, hívásátirányítás stb. Az egyre korszerűbb szoftvereknek köszönhetően a hívásfunkciókon kívül is egyre több szolgáltatással rendelkeznek a készülékek. A legtöbb mobiltelefonnal készíthetők, ill. továbbíthatók álló- és mozgóképek, biztosított a Web-elérés, de ma már azon sem lepődünk meg, ha valaki zenehallgatásra is a telefonkészülékét használja.
A mobiltelefonok segítségével a munkatársak akár itthon, akár külföldön, út közben is utolérhető, így lerövidülhet a döntéshozatal, az ügyintézés felgyorsulhat. A magasabb tarifának tehát a gyorsaságban kell megtérülnie.