Az iratmegsemmisítő gépek áttekintése

A hivatali szervek munkájuk során nagyon sok iratot kezelnek. Ezeket irattárba helyezik, majd azokat, amelyeknek megőrzési és selejtezési ideje lejárt, iratmegsemmisítő géppel megsemmisítik. Ezeknek a gépeknek a kezelésénél szigorú balesetvédelmi szabályok betartása kötelező. A gépek különböző méretben vannak forgalomban, ennek következtében lehetőség van arra is, hogy különböző méretű iratokat semmisíthessünk meg.
Az iratok megsemmisítésekor papírszeletek keletkeznek. Ügyelni kell arra, hogy a megsemmisítő gép hulladékgyűjtő rekeszében ne halmozódjon fel sok papírhulladék, mert az a gép megrongálódásához vezethet. A gépet használat után áramtalanítani kell.

A fénymásoló gépekről tanultak áttekintése

A kisméretű, közepes kompakt, állványos méretű fénymásoló gépek használata az irodai ügyviteli munkát teszik hatékonyabbá. Használatukról, jelentőségükről győződhet meg a tesztkérdések segítségével. Olvassa végig figyelmesen az összefoglalót, majd válaszoljon a kérdésekre, s győződjön meg válaszai helyességéről!

A fénymásolók segítségével lehetőségünk van 1-99-ig terjedő példányszám előállítására. Különböző kicsinyítési és nagyítási arányokat állíthatunk be, pl. 75%, 150%. Eltérő papírméretekről nagyíthatunk, kicsinyíthetünk. Pl. A/3-A/4 vagy A/4-A/3, A/4-B/6. Egyszerre több lapot is kicsinyíthetünk.

Munkánk során előfordul, hogy nem folyamatosan használjuk a fénymásolót. Ekkor gazdaságossági okok miatt célszerű a fénymásoló berendezést pihentető üzemmódba kapcsolni.

A telefonálás szabályai

Az ügyviteli munkát segítő eszközök közé tartozik a telefon is. Használata során illemszabályok betartása kötelező. A szabályok betartása vonatkozik a magánemberekre és a vállalati vezetőkre, alkalmazottakra is egyaránt.
Az alapvető szabályok közé tartozik pl., ha valakit felhívunk telefonon, s technikai okok miatt megszakad a vonal, akkor nekünk, azaz a hívó félnek a kötelessége az újrahívás. Amikor telefonon beszélünk, legyünk mindig udvariasak, kedvesek. A mosolyt ha nem is látja a hívott fél, de érzékeli a hanghordozásunkon keresztül. Ha magas rangú vezetővel beszélünk telefonon, ne egyeztessünk vele időpontot pl. értekezleti megbeszélés céljából.
Hivatali beszélgetéseink legyenek rövidek, hivatali stílusban előadottak.