Az adatok kiadása

Hivatalos adatokat az ügyiratok, a hivatali szervek által előállított hivatali levelek, dokumentumok, az irattári - és levéltári anyagok tartalmaznak. Ezeknek az iratoknak a kiadását, bármely adat kiszolgáltatását a hivatali szerv vezetője szabályozza.
Közérdekű adat nyilvánosságra hozatala csak törvényi felhatalmazás alapján korlátozható. A közérdekű adatok nyilvánosságának biztosítása során tekintettel kell lenni a személyes adatok védelméhez kapcsolódó alkotmányos alapjogra.
Azok az iratok, amelyek elintézésre kerültek, az irattárba kerülnek. Az irattárban az iratokkal kapcsolatos teendőket az irattáros látja el. Iratkezelési feladatai közé tartozik az ügyiratok hivatalos használatra történő kiadása.
Az irattárból ügyiratot csak 15 napra szabad kiadni. A kiadáshoz a vezető engedélye szükséges. A kiadott iratról ügyiratpótló lapot kell készíteni.
Az irattáros az ügyviteli munkafolyamatban igen fontos szerepet tölt be. A lezárt ügyek intézésével kapcsolatos iratok az irattárba kerülnek, ahol az irattáros széles körű tevékenységet lát el. Többek között a feladatai közé tartozik a küldemények átvétele, az iratok kölcsönzésével, kiadásával, másolat készítésével kapcsolatos teendők.
Ha valamely hivatali szerv – csak és kizárólag indokolt esetben – másolatot készít valamilyen ügyiratról, arról feljegyzést kell készíteni, melyet mint elismervényt az átvevő aláír. Az aláírt ügyiratpótló lapot az irattárban az ügyirat helyére kell tenni. Az ügyiratpótló lapnak az alábbi adatokat kell tartalmaznia:

• az ügyirat számát és irattári jelét
• az ügyirat tárgyát
• az ügyintéző nevét
• az átvétel időpontját
• a visszaadásra megjelölt határidőt
• az átvétel elismerését (aláírást).

Egész irattári tételt vagy másolatot csak a cég vezetőjének engedélyével lehet kiadni. Annak a személynek, aki az ügyben nem érdekelt, nem érintett, másolat vagy felvilágosítás nem adható.
Az elektronikus úton keletkezett és irattárban őrzött iratok kiadásáról is ügyiratpótló lapot kell kiállítani másolatkészítés előtt. (Pl. a telefaxon továbbításra tervezett iratot két példányban kell elkészíteni, melynek egy példánya iktatott iratként az irattárba kerül.)

Irattárt kezelő alkalmazott.