Ügyfélfogadás

Minden hivatali szervezet életében fontos szerepet tölt be az ügyfelekkel, tárgyaló partnerekkel való foglalkozás. Mindenekelőtt a titkárságvezető, vagy a titkár a felelős a látogatók fogadásáért, akik a vezetőhöz vagy a helyetteshez érkeznek. A titkár előzékenysége, figyelmessége nagymértékben meghatározza az ügyfélfogadás hangulatát. A titkárságon, vagy recepción nagyon sok különböző ügyfél fordul meg különböző célból és szituációban.
Az ügyfelek fogadásának rendje a következő:

• más szervezetek látogatóinak fogadása,
• az adott kérdésben együttműködők fogadása,
• a kiküldetésben lévők fogadása,
• a delegációk fogadása.

Az ügyfélfogadás helye

Nagyon sok helyen ma már egybeolvad a recepció és a titkárság fogalma. Pedig a titkár tevékenységének ellátásához nyugalomra, nyugodt körülményeket biztosító irodára lenne szükség. Azaz, mire az ügyfél a titkárságra érkezik, már minden pontos információt, adatot az ügyintézéshez a recepción meg kell tudnia.

Az a jó munkahely, ahol a recepció stílusa tükrözi a cég szellemiségét, arculatát. Ez a helyiség közvetlen a cég bejáratánál, az irodákat megelőző irodai munkahely. Általában pultos kivitelezésben találhatók a recepciós bútorok. Vannak ún. mini recepciós bútorok, amelyeket abból a célból alkalmaznak, hogy egy nagyobb vállalat több irodaházában is mindenhol legyen külön-külön egy recepció.

A recepció a munkahelyre érkező vendégek fogadását, eligazítását, nyilvántartását, útbaigazítását szolgáló irodai helyiség.

Recepció