Szöveg begépelése

Az Excel cellákba tetszőleges szövegek is begépelhetők. Ha a begépelt adat sem számként, sem dátum vagy időpontként nem értelmezhető, akkor az Excel azt szöveges információként kezeli. A szöveges adatokat az Excel balra rendezi. A szöveg betűkből, számokból és más karakterekből állhat. Ha egy számot akarunk szövegként bevinni, tegyünk elé ' aposztrófot, így az Excel balra igazítja. Egy cella legfeljebb 255 karaktert tartalmazhat. Ha több karaktert használunk, mint ami a cellák egy sorában elfér, a "Formátum" menü, "Cellák" menüpont, "Igazítás" beállíthatjuk a "Sortörés több sorba" lehetőséget. Egy másik módszer a cellán belüli sortörésre: a szerkesztőlécen a kívánt helyen alkalmazzuk a bal oldali Alt + Enter billentyűkombinációt.

Adattípusok

A táblázat celláiba kétfajta adatot vihetünk be: állandót vagy képletet.
Az állandó lehet numerikus érték, dátum, idő, pénznem, vagy szöveg. Az állandókat közvetlenül a cellába írjuk be, és értékük mindaddig nem változik, amíg azt felül nem írjuk.
A képlet mindig egyenlőségjellel (=) kezdődik, és függvények, cellahivatkozások, valamint operátorok együttese, amely az adott kombináció szerint új értéket állít elő.
A kiválasztott, kijelölt cellákba beírt adatokat a táblázatkezelő értelmezi, és ennek megfelelően kezeli. A számokat például automatikusan jobbra rendezi, a szövegeket pedig balra.

Az adatok kiválasztható, beállítható megjelenési formája.

Számok begépelése

Egy új munkalapon az Excel automatikusan az Általános számformátumot alkalmazza, ami azt jelenti, hogy a számokat a lehető legpontosabban jeleníti meg. Ha a szám a cella szélességénél hosszabb, akkor tudományos jelölésmódot alkalmaz (pl. 5,12E-8). Más számformátum választása esetén a túl hosszú számok helyén ### karakterek jelennek meg, ilyenkor a szükséges szélességűre kell állítani a cellát (oszlopot).
Az Excel a számokat a kiválasztott formátumnak megfelelően jeleníti meg, de összesen 15 számjegyes pontossággal tárolja (ha például egy cellába a 13,0375 számot írjuk be, és a beállított formátum két tizedesjegyes, akkor 13,04 jelenik meg, de a tárolt érték változatlan, ez alapján történik a számolás). A számok a 0-9 számjegyeket, tizedesjelet (rendszerbeállítástól függően vesszőt vagy pontot), valamint a "+ - ( ) : / Ft % E" karaktereket tartalmazhatják. Beírásakor a számokat hármas (ezres) egységekre tagolhatjuk. Ha pl. az egymillió beírásakor az 1-et követően szóközt viszünk be, majd egymás után a hat nullát, akkor az Excel az egész számra érvényesíti az ezres tagolást: 1 000 000. Negatív szám esetén a szám elé tegyünk - jelet, vagy tegyük a számot zárójelbe. A számokat az Excel a cellában jobbra rendezi.

Dátumok begépelése

Az Excel többféle dátumformátumot tud megjeleníteni, beállítását a "Formátum" menü "Cellák" menüpontjának "Szám" fülénél tudjuk beállítani. A dátumok beírása formája sokféle lehet: ha egy dátumot a 97.9.26 formában írunk be, akkor az Excel - felismerve, hogy dátumról van szó - egy előre beállított dátumformátumot rendel hozzá (pl. 1997.09.26). A dátumok megadásakor pontot és kötőjelet is használhatunk, például: 2002. márc. 5. vagy 2002-09-05. A napi dátum beviteléhez (csak a szerkesztőlécen) nyomjuk meg a CTRL+.(pont) billentyűket. A dátumokat az Excel a cellában jobbra rendezi. Az Excel a dátumokat sorszámként tárolja, ezért a dátumadatok számításokban is szerepelhetnek. A tárolt értéket megtekinthetjük, ha a cellaformátumot "Általános"-ra állítjuk (a fenti dátum esetén pl. 35699-et látunk).

Időpontok begépelése

Az Excel többféle időformátumot tud megjeleníteni, beállítását a "Formátum" menü "Cellák" menüpontjának "Szám" fülénél tudjuk megtenni.
Ha nem jelezzük a napszakot, a Microsoft Excel 24 órás kijelzést használ. Ha 12 órás kijelzést szeretnénk, az időpont és egy szóköz után írjuk be a de. vagy a du. napszakjelzőt (például: 9:10 du). Használhatjuk az am és a pm rövidítést is, sőt ezek helyett elegendő az a és a p betű beírása. A pontos idő beviteléhez nyomjuk meg a CTRL+SHIFT+.(pont) billentyűket. Ha ugyanabba a cellába dátumot és időt is be akarunk írni, a kettő közé szóközt kell tenni. Ha képletekben akarunk dátumokkal vagy időadatokkal számolni, akkor azokat idézőjelek (" ")közé kell tenni. Az időpontokat az Excel a cellában jobbra rendezi.