A kulturált ügyintézés tájékoztatás telefonon

A vezetékes telefon mindennapi kommunikációs eszközünk, s meghatározó szerepe van az irodatechnika fejlődésében. Az irodai munkavégzés szerves része a távolsági kommunikáció. A telefon nem más, mint egy kommunikációs csatorna, amely összeköti a hívót a hívottal. Éppen ezért igyekezni kell jó kommunikációs magatartást elsajátítani. A hívásokat szívélyesen kell fogadni. Érthetően, kifejezően kell beszélni, hogy a hívó fél is megértse közlendőinket. Nem szabad túlzásba vinni a beszélgetés időtartamát, törekedni kell a lényeg minél gyorsabb kifejtésére. Ha valamilyen fontos információt közölnek velünk, kérdezzünk vissza a pontosság kedvéért pl. a telefonszámokra, vagy valamilyen címre, s rögtön jegyezzük le. Ne felejtsünk el mindig a napszaknak megfelelően bemutatkozni, s a nevünket megemlíteni. Legyünk felkészültek a keresett fél nevét illetően, tudjuk munkaköri beosztását! Legyünk tájékozottak a telefon kezelőgombjait illetően! Az állandó mosoly az arcon a beszélgetés idején dallamosságot, jóindulatot kölcsönöz. Ha mosolygunk, akkor a hangunk is kedvesebbnek tűnik.

A telefon kezelőgombjai

A hivatali élet nélkülözhetetlen eszköze a telefon. Általában minden titkárságon, recepción olyan telefonkészülékek találhatók, amelyek több funkciósak, azaz több művelet, feladat elvégzésére is alkalmasak. Ezek a készülékek speciális nyomógombokat tartalmaznak, amelyeknek külön rendeltetésük van. A kezelőgombok megfelelő használata meggyorsítja a hivatali és ügyviteli munkát.
Ezek pl. a következők: line, intercom, mic, spkr, featura, conf. transfer, hold.

Egyes telefonkészülékek kezelőgombja, amely a külső hívás kiválasztására szolgál.

Egyes telefonkészülékek kezelőgombja, amely a belső vonal kiválasztására szolgál.

A telefonkészülékek mikrofonjának beállítására szolgáló kezelőgomb.

Egyes telefonkészülékek kezelőgombja, amely a hangszóró beállítását szolgálja.

Egyes telefonkészülékek egyes, különleges szolgáltatásainak bekapcsolására szolgáló kezelőgomb.

Olyan speciális szolgáltatás bekapcsolására szolgáló kezelőgomb, amely a konferenciabeszélgetést szolgálja.

A telefonkészülék hívásátadására szolgáló kezelőgomb.

A telefonkészülék hívástartásba-vétel üzemmód kiválasztását eredményezi.

A beszédes kísérő többé-kevésbé nem szándékos és nem tudatos taglejtés, fintor stb.