Az egyes rendszerek használata

A leggyakrabban használt iktatási rendszerek a mai gyakorlatban:

• alszámos iktatás,
• folyó sorszámos vagy kronologikus iktatás,
• elektronikus iktatás.

Alszámos iktatási rendszer
Sorszámos-alszámos rendszernek is szokták nevezni a felépítéséből adódóan. Minden kezdő irat folyó sorszámot kap (1-től folyamatosan növekvő), minden további kapcsolódó irat úgynevezett alszámot.
Itatásnál először az első iratnak megadjuk az ügyszámát, pl. 58. Ezzel a számmal kísérjük végig az ügyhöz kapcsolódó minden olyan iratot, amely az elintézés érdekében keletkezik. A keletkezett iratok az ügyszám mögött kapnak alszámot. Az alszámok alapján nyomon követhető az iratok sorrendje, az ügyintézés menete. Pl. ha az előző irat 58-as ügyszámot kapott és az ügy elintézése érdekében keletkezett 5 db irat, akkor az iktatószámok a következők lesznek:
58/01, 58/02, 58/03, 58/04, 58/05.

Folyó sorszámos vagy kronologikus iktatás
Minden irat a következő folyó sorszámot kapja évről évre elölről kezdődően. Az egy ügyhöz érkezett iratok így külön iktatószámon vannak nyilvántartva. Az előző példából kiindulva ebben az esetben a következőképpen alakulnak az iktatószámok: 43/2003., 44/2003., 45/2003. (a törtvonal után a beérkezés évszámát kell feltüntetni).
A feltüntetett iktatási rendszerek közül az intézményeknek arra kell törekedni, hogy a cég tevékenységéhez, iratkezeléséhez leginkább illeszkedőt válasszák ki.
Az elektronikus iktatást nagyobb szervezeti egységeknél célszerű alkalmazni. Ebben az esetben számítógépes szoftver segítségével veszik nyilvántartásba az iratokat. Manapság nagyok sok elektronikus nyilvántartó program van forgalomban. Ezeknek a szoftvereknek az a jellemzője, hogy vonalkódot alkalmaznak az iratok nyilvántartására, s az iratokra ragasztott kód segítségével azonosítják az iratokat.

Központosított.

Csökkentett központosítás. A kisebb jelentőségű ügyek intézésének széles hatáskörrel felruházott helyi szervekre való ruházása.