A kimenő levelek

A kimenő iratok fajtáit az üzleti élet és az államigazgatási szervek levéltípusainak alapján tudjuk meghatározni. A hivatali szervek levelezést bonyolítanak le más hivatali szervekkel, illetve magánszemélyekkel. Ennek alapján a következő kimenő leveleket készíthetik el:

• szerződés előkészítése,
• teljesítések,
• szerződésszegések,
• érdeklődések,
• tájékoztatók,
• ajánlatok,
• határozatok,
• belső levelek fénymásolatának megküldése (határozatrészlet, jegyzőkönyv, beszámoló, emlékeztető),
• ajánlólevél,
• reklámozás (prospektusok, katalógusok),
• felszólítások,
• államigazgatási eljárással kapcsolatos levelek,
• propagandaanyagok,
• meghívók.

A kimenő levelek útja

Mielőtt hivatalos leveleinket továbbítanánk a címzettnek, a következő adatokat ellenőrizni kell az iraton:
· az irat fejrészén a szerv megnevezését,
· az irat első lapján az iktatószámot,
· a levél írásának dátumát,
· a bal oldalon a címzett személy nevét, munkaköri beosztását
· a címzett címét,
· válaszlevél esetén a hivatkozási számot,
· az irat tárgyát,
· az ügyintéző nevét,
· az iratszöveg alatt a kiadmányozó (a levél aláírására jogosult személy) nevét, beosztását,
· az S. k. jelzésű kiadmányokon a hitelesítési záradékot,
· a mellékletek számát.