Az irat továbbításának bizonylatolása

A hivatalba érkezett iratok további ügyintézést igényelnek. Mindaddig, míg le nem zárult egy ügynek az elintézése, több ügyintéző képviseli az ügyet. Ennek érdekében az ügyintézők közötti „iratforgalmat” különböző formában tartják nyilván a vállalatok, szervezetek. A nyilvántartásba vett szükség szerint előiratokkal felszerelt iratokat – Előadói ív megnyitásával kezdik. Az iratkezeléssel megbízott dolgozó, vagy a cég vezetője vagy megbízottja által az ügy elintézésére kijelölt dolgozónak az iratokat átadják, ennek a könyvnek a kíséretével. Az iktatókönyvben az ügyintéző aláírásával szignálja az átvételt.

Vannak cégek, intézmények, akik az Előadói ív helyett ún. átadó-átvételi könyvet használnak, melyben nyilvántartják az iratok átadásával kapcsolatos információkat.

Az ügykezeléshez használat segédletek ebbe a könyvbe kell bejegyezni. Egyes sorszámmal kell megkezdeni, betelte után az új főnyilvántartó könyvben a bejegyzéseket sorszám kihagyása nélkül kell folytatni.

Az ügyirat átadását, átvételét igazoló, bekötött és lapszámozással ellátott könyv.

A külső szervtől érkezett, sokszorosított vagy nyomdai úton előállított iratok nyilvántartására szolgál.