Szervezeti és Működési Szabályzat. A szerv tevékenységének alapdokumentuma, amely rögzíti a szerv, azon belül a szervezeti egység feladatait és a feladatokhoz rendelt hatásköröket.

Az ügyintézés mozzanatainak egymásutánja, azok összessége. Magában foglalja mindazokat a formai és technikai feltételek, szolgáltatások teljesítését, amelyek az érdemi ügyintézéshez szükségesek.

Átmeneti irattár. Itt lehet elhelyezni az egyes szervezeti egységeknél az elintézett, további érdemi intézkedést nem igénylő, kiadmányozott, irattári tételszámmal ellátott iratot.

A szervezet központjában létrehozott irattár, egy központi helyen történik az iratok nyilvántartása.

Csökkentett központosítás. A kisebb jelentőségű ügyek intézésének széles hatáskörrel felruházott helyi szervekre való ruházása.

A betekintésre szánt irat átvételéről szóló dokumentum.

Központosított.

A lezárt, még gyakran szükséges iratok őrzési helye.

Valamely eredeti iratról keletkezése után készült példány, amely hasonmás (szöveg- és formahű), egyszerű (nem hitelesített) és hiteles (hitelesítési záradékkal ellátott) iratmásolat lehet.

Az irattári anyagok kiadása esetén ügyiratpótló lapot kell kiállítani és azt a határidős nyilvántartásba kell helyezni annak érdekében, hogy az irat holléte mindig megállapítható legyen.

Osztott irattár.

Átmeneti irattár. Itt lehet elhelyezni az egyes szervezeti egységeknél az elintézett, további érdemi intézkedést nem igénylő, kiadmányozott, irattári tételszámmal ellátott iratot.

A szervezet központjában létrehozott irattár, egy központi helyen történik az iratok nyilvántartása.

Az iratkezelő és irattáros az iratképző szerveknél ellátja az ügyvitellel kapcsolatos iratkezelési feladatokat a küldemények átvételétől az irattárba helyezésig. Az irattári munka keretében kialakítja és fenntartja az iratok rendjét, irattári selejtezést végez, az iratanyagot levéltári átadásra előkészíti és végzi az iratok kölcsönzésével, a betekintéssel, az irattári kutatással kapcsolatos teendőket.

Valamilyen rangsor szerint felépülő, azon alapuló rendszer.

Az iratkezelő és irattáros az iratképző szerveknél ellátja az ügyvitellel kapcsolatos iratkezelési feladatokat a küldemények átvételétől az irattárba helyezésig. Az irattári munka keretében kialakítja és fenntartja az iratok rendjét, irattári selejtezést végez, az iratanyagot levéltári átadásra előkészíti és végzi az iratok kölcsönzésével, a betekintéssel, az irattári kutatással kapcsolatos teendőket.

Irattárt kezelő alkalmazott.

Az irattári anyagok kiadása esetén ügyiratpótló lapot kell kiállítani és azt a határidős nyilvántartásba kell helyezni annak érdekében, hogy az irat holléte mindig megállapítható legyen.