A felügyelettel kapcsolatos teendők

Az ügykezelési feladatok központi szakirányítása, felügyelete, egyes rendelkezések értelmezése, egyedi ügyekben állásfoglalás kialakítása, az ügykezelési tevékenységre vonatkozó jogszabály-alkotási kezdeményezések előkészítése és a jogszabály-tervezetek véleményezése a hivatali szerv vezetőjének hatáskörébe tartozik.
A szervek vezetői felelősek:

• az iratkezeléshez szükséges személyi és tárgyi feltételek megteremtéséért és fenntartásáért,
• az ügykezelés szervezetének kiépítéséért,
• működtetésük érdekében a hatáskörükbe tartozó intézkedések megtételéért,
• az ellenőrzések végrehajtásáért.

Az iratok kezelése során biztosítani kell, hogy azok tartalmát csak arra jogosult személy ismerhesse meg, biztosítva ezzel az iratokban szereplő személyes adatok illetéktelen megismerés, illetve felhasználás védelmét.
A felügyelettel kapcsolatos teendők közé tartozik; hogy az ügykezelés rendszerét úgy kell kialakítani, hogy az iratok keletkezése, nyilvántartása, továbbítása, fellelhetőségének helye, az irattal történő rendelkezés, ill. a személyi felelősség egyértelműen megállapítható legyen. Ennek érdekében minden iratmozgást az átvevő azonosítható aláírásával és dátummal kell igazolni.
Biztosítani kell, hogy az iratok bizonylatolása, iktatása iktatókönyvben történjék. A bejegyzésekből egyértelműen visszakereshetők legyenek az iratok.