Az irattár szerepe az ügyviteli munkában

A cím meghatározása alapján feltétlenül abból a fogalomból kell kiindulnunk, amely az irat fogalomkörébe tartozó minden írott szöveget magába foglal (térkép, tervrajz, adatsor stb.). Az iratok valamely szerv, illetőleg személy tevékenysége érdekében keletkeznek. Minden iratot őriznünk kell a keletkezés idejétől számítva egy meghatározott időtartamig. A megőrzés helye az irattár. Az irattárban az iratokkal kapcsolatos teendőket az irattáros látja el.
Az ügyviteli munka során sokféle irat keletkezik. Felhasználásuk alapján a következő csoportosításban tároljuk:

• gyors elintézésre váró iratok,
• elintézés alatt állók,
• elintézett és archivált ügyiratok.

A különböző szervekhez érkező vagy az ott keletkező iratok nagy része nyilvántartásba kerül, kisebb részét azonban nyilvántartás nélkül kezeljük.
A nyilvántartás sokféleképpen alakítható ki. Alapvető változata az iktatás. Az iktatási rendszert az intézmények levelezési sajátosságai alapján határozzuk meg, majd az irattári rendezést is ehhez mérten alakítjuk ki.
Ha központi (centralizált) az iktatás, akkor a szervhez érkezett összes iratot a központi nyilvántartásban, azaz centralizált irattárban rögzítjük.
Az osztott (decentralizált) nyilvántartás esetén alkalmazzuk a decentralizált irattári formát. Ezzel az adminisztrációs munka csökkenthető, ebben az esetben az egyes alosztályok, illetékes osztályok kapják meg az iratokat elintézésre és iktatják.
Az elintézés alatt álló ügyek intézése folyik az operatív irattárban. Ennél az ügyviteli munkánál nagyon fontos, hogy jól válasszuk meg a tárolás segédeszközeit, ami nagymértékben megkönnyítheti az irattári munkát.
Abban, hogy az iratkezelés melyik formáját alakítják ki egy szervezeten belül, meghatározó tényező lehet a munkamegosztás módja, az alkalmazott irodatechnológia, a szervezet nagysága, hierarchikus tagoltsága.