A selejtezés

A selejtezésre szánt iratok az irattárban kerültnek már előzőleg elhelyezésre az ügyviteli munkafolyamat lezárásaképpen. Az irattárba helyezett iratok közül minden évben selejtezés alá kell vonni azon iratokat, amelyekre ügyviteli szempontból már nincs szükség, és amelyeknek az irattári tervben meghatározott megőrzési idejük lejárt. A selejtezésről értesíteni kell az illetékes levéltárat a selejtezés megkezdése előtt minimum 30 nappal. Az iratok selejtezésekor meg kell hívni a területileg illetékes levéltár képviselőjét is. A selejtezésről jegyzőkönyvet kell készíteni két példányban, az egyik példányt a területileg illetékes levéltár kapja meg. A kiselejtezett iratokról jegyzéket kell készíteni, az iktatókönyv kezelési feljegyzések rovatába a selejtezés tényét rögzíteni kell. A selejtezésnek ki kell terjednie az ügykezelők irattári anyagain kívül – amennyiben van ilyen – a vezetőknél, ügyintézőknél irattározott iratokra, valamint a nem selejtezhető kategóriába sorolt iratok felesleges példányaira is.

A lejárt megőrzési határidejű iratok kiemelése az irattári anyagból és megsemmisítésre történő előkészítése.

Selejtezési jegyzőkönyv

A selejtezhető ügyiratok

A különböző közigazgatási és államigazgatási szervek irattári terve és Ügykezelési Szabályzata rendelkezik a selejtezhető anyagok körével.
Iktatott iratokat csak a Szabályzatban foglaltak szerint szabad selejtezni. Ezeket az iratokat más módon megsemmisíteni vagy használhatatlanná tenni tilos!
A közigazgatási szervek körébe tartozó intézmények az alábbi iratokat selejtezhetik:
a) felsőbb szervektől érkezett rendelkezéseket (pl. parancsok, utasítások, szabályzatok)

• tájékoztatókat, oktatási anyagokat,

b) munkaterveket és időszaki jelentéseket,
c) azokat az iratokat (statisztikai jelentéseket, táblázatokat) amelyek adatai összefoglalóban szerepelnek,
d) más állami, gazdasági vagy társadalmi szervektől érkezett információ, tájékoztatás céljából érkezett iratokat.

A selejtezett anyagokról szóló jegyzőkönyv az alábbi adatokat tartalmazza:

• felvétel dátuma,
• selejtezést kérő szervezeti egység neve,
• selejtezést végző neve,
• selejtezést ellenőrző neve,
• a központi irattárnak selejtezésre javasolt átadandó iratok

o évszámát,
o tételszámát,
o selejtezésből visszatartott iratok megnevezését,
o selejtezett iratmennyiség számát,

• a selejtező aláírását,
• a selejtezést ellenőrző aláírását,
• a selejtezést lebonyolító szerv bélyegzőjét.