A mutatózás

A nyilvántartási munkának az iktatást követő szakasza a mutatózás. Célja: az irat iktatószámának megállapítása a visszakeresésnél. Papír alapú, kézi iktatást végző, nagyobb iratforgalmú szervnél, szervezeti egységnél az iktatott iratokról:

• név-,
• tárgy- és szükség szerint
• idegen számmutatót kell vezetni.

Mutatózni az iktatás napján, de legkésőbb az azt követő munkanapon kell. Számítástechnikai megoldásnál a fentieken felül, esetenként kombinált feltételek és tartalom szerint is biztosítani lehet az iratot.
A mutatózás végezhető regiszteres könyvben, füzetben, vagy kartonrendszer alkalmazásával.
Nagy ügyforgalmú szerveknél célszerű az ún. „szoros abc-rend” szerinti bontás, ill. a tömegesen előforduló nevek részére külön lapot fenntartani. A mutatózás alapvető követelménye, hogy a bejegyzések az irat olyan lényeges adatait tartalmazzák, amelyek alapján a keresett irat bármikor könnyen megtalálható, illetőleg priorálható. A mutatóba be kell jegyezni elsősorban az ügyben szereplő személyek nevét (jogi személy/ek elnevezését) az azonosításukra alkalmas adatokat, az irat tárgyát, illetve az iktatószámot. A számmutató az érkezett iratok külső és saját iktatószám szerinti nyilvántartására szolgál. Használata nem kötelező, alkalmazása azonban nagy iratforgalom esetén célszerű.
A mutatókönyv abc sorrendben tartalmazza az egyes iratok tárgyát. A tárgyszöveg mellett az irat iktatószámát is fel kell tüntetni. Az ügyirat különböző darabjainak együtt-tartása azon múlik, hogy az ügynek van-e előzménye vagy sem. A tárgymutató egyetlen célja, hogy nyilvántartásából megállapíthassuk, hogy kezdő iratról, vagy utóiratról van-e szó. A számítógépes iktatásnál nincs szükség tárgymutatóra.

A nyilvántartási munkának az iktatást követő szakasza, célja: az irat iktatószámának megállapítása a visszakeresésnél.

Mutatózás