Az iratok visszakeresése

A hivatali szervek a hozzájuk érkezett és elküldött irataikat nyilvántartásba veszik. A könnyebb és gyorsabb visszakereshetőség érdekében különböző iktatási rendszereket alkalmaznak a szervezeti struktúrán belül. Az iratkezelő látja el az ügyvitellel kapcsolatos ügykezelési, iratkezelési feladatokat. Többek között feladatai közé tartozik az iratok visszakeresése is.
A visszakeresést különböző iratkezelési technikával, illetőleg adatnyilvántartási eszközzel végezheti el. A legáltalánosabb eszköz az iktatókönyv és az előadói ív, gyűjtőív alkalmazása. Az ügyek elintézése érdekében a beérkezett válaszokra fel kell írni az iktatószámot és a gyűjtőív sorszámát. A gyűjtőív használatát jelölni kell az előadói íven és az iktatókönyvben. A gyűjtőszám alapján az - beérkezési ideje szerinti folyószám segítségével – iratok visszakeresése egyszerű.
Az iktatáshoz kapcsolódó tevékenységekkel megkönnyíthető a a gyors visszakereshetőség, s ennek érdekében alkalmazzuk az:

• iratcsatolást,
• iratszerelést,
• mutatózást.

Valamely ügyiratnak más ügyirattal való átmeneti összekapcsolása.

Az ugyanahhoz az ügyirathoz tartozó elő- és utóiratok végleges jellegű összekapcsolása.

A több különböző szervhez és/vagy szervezeti egységhez intézett megkeresésre beérkező válaszokat - külön új iktatószám adása nélkül - együttesen nyilvántartó ív, amely az ügyirat részét képezi, abban van elhelyezve.

Az az iktatási sorszám, amely alatt a több más szervhez és/vagy szervezeti egységhez intézett megkeresésre beérkező válaszokat - külön iktatás nélkül - a beérkezés ideje szerinti folyószámmal ellátottan, az ügyiratban lévő gyűjtőíven tartják nyilván; a gyűjtőszámként használt iktatószámot az iktatókönyv kezelési feljegyzések rovatában jelölni kell.