Iratmásolat kiadása

Az irattáros az ügyviteli munkafolyamatban igen fontos szerepet tölt be. A lezárt ügyek intézésével kapcsolatos iratok az irattárba kerülnek, ahol az irattáros széles körű tevékenységet lát el. Többek között a feladatai közé tartozik a küldemények átvétele, az iratok kölcsönzésével, kiadásával, másolat készítésével, kiadásával kapcsolatos teendők.
Ha valamely hivatali szerv – csak és kizárólag indokolt esetben – másolatot készít valamilyen ügyiratról, arról feljegyzést kell készíteni.
Külön jogszabály rendelkezik azon személyekről, akik bizonyos ügyben iratbetekintési joggal rendelkeznek és az ügy iratairól – kivéve, ha az iratról másolat adását jogszabály kizárja – hiteles vagy nem hiteles másolatot kaphatnak. A másolat készítésének szándékát általában az irodavezetőnél vagy irattárosnál, vagy az arra kijelölt személynél kell megrendelni. A másolat készítésével megbízott személy határozza meg a másolat kiadásának időpontját, gondoskodik a másolat elkészítéséről. A másolatot rendszerint az irattár a megrendeléstől számított harmadik napig adja ki. Az irattárosnak kötelessége nyilvántartani a hiteles másolat módját (pl. fénymásolás), a megrendelő nevét, az illetékmentesség tényét vagy a lerótt illeték összegét. A másolat átvételét a megrendelőnek keltezéssel ellátott aláírással kell igazolnia. A másolatot hitelesíteni kell. Ennek érdekében a másolatot el kell látni a „másolat hiteléül” záradékkal, a másolat készítőjének aláírásával, a hivatali szerv körbélyegzőjének lenyomatával és a másolat készítésének időpontjával.
Kiadható olyan másolat is, amelyet nem kell hitelesíteni. Természetesen a fenti adatokat az ilyen másolat nem tartalmazza.
Vannak olyan szervezetek, ahol kép- és hangfelvételek készülnek, ezekről hivatali okból másolatot kérnek. Ebben az esetben feljegyzést kell készíteni, s ugyanolyan szöveggel és adatokkal kell ellátni, mint a hitelesített iratokat.

Megfelelően kialakított és felszerelt, az irattári anyag szakszerű és biztonságos őrzésére alkalmas helyiség.

Az iratkezelő és irattáros az iratképző szerveknél ellátja az ügyvitellel kapcsolatos iratkezelési feladatokat a küldemények átvételétől az irattárba helyezésig. Az irattári munka keretében kialakítja és fenntartja az iratok rendjét, irattári selejtezést végez, az iratanyagot levéltári átadásra előkészíti és végzi az iratok kölcsönzésével, a betekintéssel, az irattári kutatással kapcsolatos teendőket.

Valamely eredeti iratról keletkezése után készült példány, amely hasonmás (szöveg- és formahű), egyszerű (nem hitelesített) és hiteles (hitelesítési záradékkal ellátott) iratmásolat lehet.

A betekintésre szánt irat átvételéről szóló dokumentum.

Valamilyen rangsor szerint felépülő, azon alapuló rendszer.