A köziratok levéltárba kerülésének módja

Az ügyiratok megőrzése társadalmi jelentőségű feladat. A hosszú időre történő megőrzést szolgálja az irattár (levéltár). Az irattári munkát általában a szervezetek titkárai végzik. Az irattárba azok az iratok kerülnek, amely maradandó értékű iratok. A maradandó értékű iratokat két csoportba kell osztani. Az elsőbe tartoznak a minisztériumok, bizottságok, más állami szervezetek, intézmények, nagyvállalatok, amelyek határidő nélküli dokumentumokat adnak ki, azaz ezeket örök időre meg kell őrizni. A második csoportba tartoznak a gazdálkodó, kisegítő, szolgáltató jellegű szervezetek, amelyeknek tevékenységéhez nem kapcsolhatók állandó megőrzésre kiadott dokumentumok.
Az iratok levéltárba küldését a következő mozzanatok előzik meg:

• szakértői bizottság létrehozása,
• a maradandó értékű iratok nyilvántartásba vétele,
• jegyzőkönyv készítése,
• az iratok levéltárba adására kijelölt személy kijelölése,
• az irat levéltárba továbbítása.

Miután az irat a levéltárba megérkezett, jegyzőkönyvet állítanak ki az iratokról. A jegyzőkönyvet aláírja az iratot átadó, valamint az iratot átvevő személy. A jegyzőkönyvnek tartalmaznia kell az átadott iratok nevét, mennyiségét, egyéb jellemzőit. Az iratátadási jegyzőkönyvet 3 példányban kell kiállítani.

Az a természetes vagy jogi személy, ill. jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet, aki vagy amely az adatok kezelésének célját meghatározza, az adatkezelésre vonatkozó döntéseket meghozza és végrehajtja.

Az állami vagy helyi önkormányzati feladatot, valamint jogszabályban meghatározott egyéb közfeladatot ellátó szerv és személy.