Az iratok átadása

Azok az iratok, amelyek nem selejtezhetők, az irattárnak kell átadni. Ezeknek az iratoknak az átadása meghatározott időszakonként történik (pl. 5 év). Erről az eseményről, átadásról jegyzőkönyvet kell kiállítani. A dokumentumot Iratátadási jegyzőkönyvnek nevezik. A jegyzőkönyvnek tartalmaznia kell az átadott irat nevét, azonosítóit, az iratot átvevő és átadó nevét, dátumot, az iratok darabszámát. Az irat levéltárba szállításánál ügyelni kell az iratok biztonságára. Szállításkor gondosan be kell csomagolni, vagy zsákba helyezve kell az illetékes levéltárhoz eljuttatni az iratokat.

Megfelelően kialakított és felszerelt, az irattári anyag szakszerű és biztonságos őrzésére alkalmas helyiség.

Az iratkezelő és irattáros az iratképző szerveknél ellátja az ügyvitellel kapcsolatos iratkezelési feladatokat a küldemények átvételétől az irattárba helyezésig. Az irattári munka keretében kialakítja és fenntartja az iratok rendjét, irattári selejtezést végez, az iratanyagot levéltári átadásra előkészíti és végzi az iratok kölcsönzésével, a betekintéssel, az irattári kutatással kapcsolatos teendőket.

Valamely eredeti iratról keletkezése után készült példány, amely hasonmás (szöveg- és formahű), egyszerű (nem hitelesített) és hiteles (hitelesítési záradékkal ellátott) iratmásolat lehet.

A betekintésre szánt irat átvételéről szóló dokumentum.

Valamilyen rangsor szerint felépülő, azon alapuló rendszer.