Az ügyiratkezelés felügyelete

Az iratkezelés felügyelete általában a szervezet jogi szakszolgálatának feladata és így közvetlenül az első számú vezető hatáskörébe tartozik. Működtethető ügykezelési iroda is, amennyiben a munka nagyságrendje ezt szükségessé teszi. A szervezeti egységek vezetői ellenőrzik és felügyelik az irányításuk alá tartozó egység ez irányú tevékenységét.
A közfeladatot ellátó intézmények a hivatalba érkező iratok kezelésére külön személyt jelölnek ki. Az ügyintézéssel, ügykezelők feladatival kapcsolatos teendőket az Iratkezelési szabályzatban rögzítik.
Az ügykezelő személyében azt a felelős személyt jelölik ki, akinek a szolgálati, illetve a munkaköri feladata:

• a szerv ügyiratainak nyilvántartása,
• irattározása,
• a szerv tevékenységével összefüggő adminisztratív feladatok ellátása.

A szabályzat alkalmazásában az ügykezelő továbbá a titkos ügykezelés vezetője is (amennyiben erre a hivatali szerv vezetője kinevezi), valamint az a személy is, aki munkaköri leírása alapján ügykezelést a munkaideje egy részében végezhet.
A közfeladatot ellátó intézmények iktatással rendelkező szerveinél a szerv vezetőjének felelőssége, hogy az irattári anyag kezeléséhez szükséges intézkedéseket megtegye, feltételeket biztosítsa. A szerv vezetője az iratkezelési tevékenység irányítására, annak szabályszerűségének ellenőrzésére vonatkozó jogkörét írásban az irányítása alá tartozó vezetőre átruházhatja. Ebben az esetben az ügykezelési tevékenység szakmai irányítása, felügyelete és ellenőrzése a vezető feladata.
Az ügykezelési feladatokat a szerv iratforgalmának nagysága, ill. szervezeti tagoltsága figyelembe vételével:

• ügykezelési osztály,
• alosztály,
• csoport,
• önálló ügykezelő,
• adminisztratív tevékenységet ellátó, vagy
• több munkafolyamatot ellátó személy végzi.

A hivatali szerv vezetőjének feladata, hogy az ügykezelő által használt iktatókönyvet hitelesítse aláírásával, és ellássa a hivatali szerv bélyegzőlenyomatával.

Az iktatókönyv hitelesítése