Számítógépes ügyiratkezelés

A közigazgatási szervek az iratok nyilvántartása céljából kétféle iratkezelést alkalmaznak: manuális és számítógépes. A manuális iratkezelés a hagyományos iktatási módszeren alapszik Ezt váltotta fel a technika rohamos fejlődésének köszönhetően a számítógépes iktatás, nyilvántartási rendszerek bevezetése. A mai gyakorlatban már nagyon sokféle iratnyilvántartó program létezik. Minden cég, intézmény a helyi sajátosságainak megfelelő szoftverek közül választhat.
Számítógépes technológia esetén a határidő figyelését a program automatikusan végzi, de az iratok lejárati nap szerinti tárolását ekkor is célszerű határidős szekrényben megvalósítani.
A számítógépes ügyirat-kezelési programok a manuális ügyirat-kezelésnek a fejlettebb változatai. Az iratkezelés logikai struktúrája változatlan, a technikai megoldás más. Az iratkezelés korszerűbb, gyorsabb az iratok visszakeresési lehetősége, kisebb helyet foglal az iratok tárolása.
A manuális ügyirat-kezelésben használatos iktatókönyvet a mágneslemezes tároló helyettesíti, az adatrögzítés alapbizonylata a számítógépes előadói ív. A számítógép minden főszámhoz általában 99 alszámot rendel, így biztosított az iratok egy számon tartása.
Az előzménykeresés, a határidő-kezelés, a hatósági statisztika készítése automatikusan történik.
A számítógépes ügyiratkezelés fő jellemzői:

• gyors és pontos visszakereshetőség,
• kis helyigény az adatok tárolására,
• korszerű iktatási módszer alkalmazása,
• nagyobb adatbázisok kis helyen történő tárolása,
• a keresett adatok bármikor visszakereshetők, módosíthatók,
• az iratok tartalma módosítható, nyomtatható,
• alapbizonylata az új típusú előadói ív.

Olyan elektronikus dokumentum, melynek funkciója szöveg betűkkel való közlése, és a szövegen kívül az olvasó számára érzékelhetően kizárólag olyan egyéb adatokat foglal magában, melyek a szöveggel szorosan összefüggenek, annak azonosítását (pl. fejléc), illetve könnyebb megértését (pl. ábra) szolgálják.