Manuális ügyiratkezelés

A közigazgatási szerveknél hagyományos kézi manuális) és számítógépes ügy-iratkezelési technológiát alkalmaznak.
A hagyományos, manuális iratkezelés több évszázados múltra tekint vissza. Már a levelezés kialakulásakor, a 17-18. században is alkalmazták az iratok nyilvántartásának alapvető módszerét, az iktatást. Azóta sem változott ennek az ügykezelési módszernek az alapja.
A manuális ügyiratkezelés esetében iratnyilvántartás céljából iktatókönyvet használnak. Ebben az esetben az iratok a nyilvántartásba-vételkor sorszámot kapnak. Ezt követően az iratra jellemző tulajdonságokat jegyeznek fel az iktatókönyvben:

• az irat beérkezésének időpontját,
• a küldő cég nevét,
• az irat tárgyát,
• a küldemény mellékletének darabszámát,
• az ügyintéző nevét,
• a postai utalásra vonatkozó kifejezéseket,
• az irattárba helyezés időpontját,
• a selejtezési határidőt, stb.

Manuális technológia esetén az iratokat határidős szekrényben vagy irattartókban kell tárolni. A határidős szekrényben a hónap napjainak megfelelő számú rekeszt kell kialakítani. A lejárat napján az iratot az ügyintézőnek vissza kell küldeni további intézkedés céljából.
Az iratok bizonylatolását különböző iratnyilvántartási segédletekben bizonylatolják:

• postakönyv,
• iktatókönyv,
• átadókönyv,
• átmenőkönyv,
• érkeztetőkönyv,
• kézbesítőkönyv,
• előadói ív, stb.

Az iratokat ügyintézés után irattárba küldik. A központi irattárban őrzött iratokat meghatározott idő eltelte után kiselejtezik. A maradandó, történeti értékű iratokat a levéltárnak átadják.

Kézzel végrehajtott tevékenység.

Hagyományos iktatókönyv