Az iktatókönyv részei

A nyilvántartás egyik eszköze az iktatókönyv. Az iktatókönyv a hivatal rendeltetésszerű működése során keletkezett (nála keletkezett, hozzá intézett és megőrzött) ügyviteli iratok (beadványok, kiadmányok, belső ügyviteli iratok) nyilvántartására szolgáló, folyamatos sorszámú oldalakkal ellátott, évenként hitelesítetten megnyitott és lezárt iratnyilvántartó könyv, amely készülhet elektronikus úton is.
Az iktatás során az iktatókönyvben, az iraton és az előadói íven az alábbi adatokat kell feltüntetni:

• iktatószám,
• előszám
• utószám,
• dátum,
• az irat beérkezésének helye (szervezet, intézmény megnevezése, esetleg címe is),
• az irat elküldésnek helye (kinek, hová),
• az ügyirat tárgya,
• ügyintéző neve,
• mellékletek darabszáma,
• kezelési feljegyzések,
• az ügy elintézésének ideje,
• az irattári elhelyezés jele, dátuma,
• selejtezési határidő.

Az iktatást minden évben 1-gyel kell kezdeni hitelesített iktatókönyvben, azaz a hivatali szerv vezetőjének aláírásával, pecsétjével, a hivatalos záradékkal kell ellátni a könyv első lapját.
A különböző szervezeti egységek iktatószámát pl. római számok, illetve betűjelek különböztethetik meg egymástól. A megkülönböztető jelek jegyzékét az Iratkezelési szabályzat mellékletében fel kell tüntetni. Az iktatószám első része az évszám, második, a törtvonal utáni része az aktuális évszám. A tárgy rovatba mindig a levél tárgyát kötelező beírni. Vannak esetek, mikor a tárgy megadása nélkül érkeznek a hivatalba levelek. Ilyenkor a levél elolvasása után az irat kezelőjének „Tárgy:”-at kell adnia az iratanyagnak, melyet a későbbiekben bevezetnek az iktatókönyvbe.

Léteznek olyan iktatókönyvek is, amelyben csak a sorszám, a feladó, a dátum és az iktató azonosítása szerepel. Az iktatókönyv azonban a közigazgatásban a nyilvántartási szabályok gondos betartása esetén közhitelű okiratnak tekinthető, így bejegyzései bármely eljárásban bizonyítékként felhasználhatók. Ezért pontos és gondos vezetése számos hivatalban létfontosságú.
Az iratkezelő az iratokat a beérkezés napján, de legkésőbb az azt követő munkanapon iktatja be. Kézi iktatás céljára minden év kezdetén újonnan nyitott, hitelesített, oldalszámozott iktatókönyvet kell használni. Gépi iktatás esetén az iktatóprogram tartalmazza a kézi iktatásnál előírtakat, kiegészítve a törlési, javítási, hozzáférési jogosultságok letiltásával és szabályozásával. Ha helyesbítés szükséges, a téves adatot vagy számot egy vonallal úgy kell áthúzni, hogy az eredeti feljegyzés olvasható maradjon. A javítást keltezéssel és kézjeggyel kell igazolni. Téves iktatás esetén a bejegyzést áthúzással kell érvényteleníteni oly módon, hogy az érvénytelenítés ténye – az eredeti bejegyzés olvashatósága mellett – kétségtelen legyen. Meg kell azt is jelölni, hogy a tévesen beiktatott ügy iratát mely számra iktatták át.
Az iktatókönyvet az év utolsó munkanapján az iktatásra felhasznált utolsó számot követően aláhúzással, az utolsó iktatás számának feltüntetésével, keltezéssel, aláírással és a hivatalos bélyegző lenyomatának elhelyezésével kell lezárni.

Valamely szerv irat-nyilvántartási dokumentumának a belső lapja. Pl. az iktatókönyv belső lapjai, azaz belívei.

Iktatási adatok

Nyissa meg az Ön által használt szövegszerkesztő programot, és hozza létre, majd a körülmény leírásának megfelelően töltse ki a következő táblázatot, ami egy iktatókönyv belívét tükrözi: 8 oszlop, 9 sor; fejlécben: Iktatószám, Kelet, Beérkezett (kitől, honnan) / Küldött (kinek, hova), Az ügyirat tárgya, Kezelési feljegyzések, Mellékletek száma, Elintézés ideje, Irattári elhelyezés.

Körülmény meghatározása

Ön a Nádszálvirág Kft. titkárságvezetője. Az Ön vállalkozása 2006. ……….. ……….. (a feladat elvégzésének napján) az alábbi intézményektől kapott, illetve az alábbi cégeknek küldött levelet:
A zárójelben feltüntetett É betű jelzi, hogy érkezett levélről van szó, a K betű jelzi a kimenő leveleket.

1. Ingatlanközvetítő Iroda, tárgy: kifogásolás. 2587 Szeged, Tópart sétány 67. Expressz!, ügyintéző: Kovácsné (É)
2. Flas Computer Kft., tárgy: megrendelés visszaigazolása. 1164 Budapest, Emma utca 45. ügyintéző: Erdei Valéria (K)
3. Háztáji Borok Pincéje Kft., tárgy: tájékoztató. 3456 Eger, Pf. 56 ügyintéző: Shcneider (É)
4. Magyar Hírlap Szerkesztősége 1072 Budapest, Blaha L. tér 1-3. tárgy: Népszabadság VII. Évfolyam 3. szám megküldése (É)
5. Videoton Automatika Közös Vállalat, tárgy: tanfolyamszervezés, 4589 Tatabánya, Bánya út 56. Expressz, ajánlott. Melléklet: 1 db. Ügyintéző: Fogarasiné (K)
6. Törp Picur Bútorbolt, 4567 Budapest, Pf. 65. tárgy: prospektus (É)
7. Pest Megyei Rendőr-főkapitányság, 6548 Budapest, Pf. 567 tárgy: meghívó rendőrbálba (K)