Az iktatóbélyegző

Az iratok nyilvántartásba vétele céljából jól és hatékonyan működő iratkezelési rendszer kialakítására van szükség. Az iratkezelési tevékenység alapja az áttekinthetőség, az iratok rendszerbe foglalása. Ezt szabályzatok készítésével lehet elősegíteni, melyekben pontosan meg kell határozni az iroda szervezeti felépítését, működését, iratkezelési rendszerét. Az iratkezelési rendszereken belül különböző iktatási módokat választhatunk irataink nyilvántartásba vételéhez.
Az iratok iktatása iktatókönyvben történik. Az iktatókönyv rovatainak kitöltését megelőzi az a folyamat, amikor a postabontás után a leveleket ellátják az iktatóbélyegző lenyomatával. Ezt általában az irat főrészén, az iktatási, irattározási adatok területén, a levél jobb oldalán szokás elhelyezni. Erre vonatkozóan szigorú szabály nincs.
Az iktatóbélyegző iratokon történő használatával irataink könnyebben kezelhetők, rendszerbe foglalhatók, áttekinthetőbbé válik segítségével az iratkezelés. Az iktatóbélyegző tartalmának megfelelően alakíthatunk ki az iratrendezésre vonatkozó rendszerezési szempontokat. Pl. rendszerezhetjük iratainkat az érkezés dátuma, az iktatószám, valamint az ügyintéző neve alapján. A rendszerezés elvét minden intézmény, hivatal a saját szervezeti struktúrájához igazodóan választja meg.
Összefoglalásképpen megállapítható, hogy az iktatás az irat azonosítására szolgáló adatok rávezetése az iratra az iktatóbélyegző használatával.

Az iktatóbélyegző részei

A beérkező irat iktatásakor az iktatóbélyegző lenyomatát az iraton a szöveg lefedése nélkül kell elhelyezni, és rovatait kitölteni.
Az iktatóbélyegző lenyomatának adatai intézményenként változó lehet, de a következő adatokat minden hivatali szerv bélyegzőjének tartalmaznia kell:

• iktatószám,
• iktatás dátuma,
• ügyintéző neve,
• mellékletek száma,
• selejtezési határidő.

A számítógépes iktatás esetén is fel kell tüntetni az irtokon mindazon kezelési feljegyzéseket, amelyek a hagyományos irtkezelésben szükségesek.
Az iktatáshoz használatos iktatóbélyegző és –könyv adatai, bejegyzései hiteles adatoknak is tekintendők.

Az iktatóbélyegző