Az iratok átvétele

A küldemények nyilvántartásáért, megőrzéséért minden hivatali szerv felelős. A hivatali szerv vezetője az iratok nyilvántartásba vételével kapcsolatban iratkezelőt bíz meg. Az iratkezelő az iratképző szerveknél ellátja az ügyvitellel kapcsolatos iratkezelési feladatokat a küldemények átvételétől az irattárba helyezésig. Az irattári munka keretében kialakítja és fenntartja az iratok rendjét, irattári selejtezést végez, az iratanyagot levéltári átadásra előkészíti és végzi az iratok kölcsönzésével, a betekintéssel, az irattári kutatással kapcsolatos teendőket.
Fő tevékenységei közé tartozik az iratok érkeztetésével kapcsolatos feladatok ellátása is. Az érkeztetés az iratkezelésnek és az ezt követő postabontásnak a fázisa, az iratnyilvántartás alapvető fázisa.
Az iratkezelésnek az érkeztetés és az ezt követő postabontás utáni fázisa, az iratnyilvántartás alapvető része.
Az iratokat a nyilvántartásba vétel érdekében érkeztető bélyegzővel látják el, majd az iratot az iktatóba küldik, ahol a küldeményt iktatóbélyegzővel pecsételik le, s a bélyegző rovatait értelemszerűen kitöltik.
Az iratok átvételének igazolására szolgál az előadói ív, amely az iktatott iratot végig kíséri az érkezéstől, illetve a keletkezéstől a selejtezésig. A saját kezdeményezésű iratoknál az ügyintéző köteles az előadói ívet csatolni. Az előadói ívet csak a vezető iktatásra, ill. intézkedésre utaló szignálása után kell kitölteni.
Az iratok átvételére, nyilvántartására szolgáló segédletek:

• főnyilvántartókönyv,
• kézbesítőkönyv,
• postakönyv,
• átmenő napló,
• kiadási füzet,
• iktatókönyv,
• név-, ill. tárgymutató,
• munkakönyv,
• nyilvántartó lap vagy karton,
• futárkönyv,
• sokszorosítást vagy másolást nyilvántartó könyv,
• akta, dosszié, gyűjtő, gyűjtőív,
• számítógépes nyilvántartó program.

Az érkezett küldemény biztonsági ellenőrzése, felnyitása, olvashatóvá tétele.

Minden beadványon (az irat valamennyi példányán és mellékletén) a beadvány beérkezése keltének rögzítése.