Az iratátadással kapcsolatos dokumentumok

Az iratok megőrzése először a vállalatok, intézmények helyi irattárában történik. Egy bizonyos idő eltelte után a központi irattárba kerülnek, majd a maradandó értékű iratok a levéltárba kerülnek, ahol maximum 75 évig őrizhetik az iratokat. De vannak olyan iratok is, amelyeknek a selejtezési kódja „0”, azaz soha nem selejtezhetők.
Az iratok levéltárba kerülésekor átadás-átvételi jegyzőkönyvet kell kiállítani 3 példányban. A jegyzőkönyv az alábbi adatokat tartalmazza:

• dátum,
• szervezeti egység megnevezését,
• az irat leadásáért felelős nevét,
• az irattári átvevő nevét,
• az irattári tételszámot,
• az irat tárgyát, megnevezését,
• a selejtezés évét,
• a levéltárba adás évét,
• az irat csomagolási módját,
• az irat levéltárban történő elhelyezésére vonatkozó megjegyzést.

A maradandó értékű iratok tartós megőrzésének, levéltári feldolgozásának és rendeltetésszerű használatának biztosítása céljából létesített intézmény.