A meghívók formai megjelenése
A meghívók megjelenését, azaz kivitelezését, szerkesztését mindig a meghívás jellege, a körülmény határozza meg. Készülhetnek nyomdai eljárással, számítógéppel, hagyományos iratformában, magánszemély által (grafikussal rajzoltatva).
Vannak ún. előre nyomtatott meghívó sablonok, amelyeken a meghívás időpontját, az esemény jellegét, helyszínt és időpontot értelemszerűen kell kitölteni.
Gyakori, hogy a meghívóhoz papírcsíkot fűznek, amelyen géppel írt szöveg tájékoztat a meghívás alkalmáról.
A meghívó formája
Nemzetközileg egységes, általában téglalap alakú, mérete kb. a levelezőlappal egyezik meg, vagy hosszított formátum. Megkülönböztetünk egy vagy kétlapos meghívót.
Az egylapos meghívónál az első oldalon áll a szöveg. A lap felső, középső részén, a szöveg fölött helyezhető el a hivatali szerv logója, szimbóluma. Diplomáciai testület esetén az ország címere. Mindezen adatokat készíthetjük dombornyomással vagy színes nyomással.
A kétlapos meghívónál az első oldalra kerül a nyomtatandó címer, embléma.
A meghívó anyaga
Egyszerű, sima, matt vagy fényes, jó minőségű kartonpapír. Csak nagyon ünnepélyes alkalmakra nyomtatnak külön meghívót, amelyre csak a meghívott nevét írják kézzel.
Meghívót készíthetünk egyszerű iratformaként is. Ekkor az alaki megjelenése megegyezik a hivatalos levél szabályaival. A levél szinté három részből áll. A levél főrészében kerül kifejtésre a meghívás tárgya, a meghívott fél, vagy szervezet megnevezése, a meghívás helye, időpontja és egyéb közlendők ismertetése.
Ha széles körben, pl. egy nagy létszámú intézményben közérdekű információ bejelentése céljából hívjuk meg kollégáinkat, akkor intézhetjük a meghívást körlevél formájában is. Ez csak és kizárólag „házon belül” lehetséges, mert egyébként súrolja és sérti a protokoll és a hivatali élet szabályait.
A meghívó adatai
A meghívó a hivatalos meghívás szélesebb körben alkalmazott, általános elfogadott eszköze.
Tartalmaznia kell a meghívással kapcsolatos minden szükséges információt:
- a meghívó nevét és hivatalos rangját,
- a meghívás alkalmát,
- a meghívott nevét (protokoll körökben a rangját),
- a rendezvény jellegét,
- a meghívás helyét, pontos idejét, (óra, perc),
- a részvételi szándékkel kapcsolatos visszajelzést vagy a lemondást lehetővé tevő utalásokat,
- a megjelenésre vonatkozó kéréseket,
- egyéb hasznos információkat..