A jelentés fogalmazási, tartalmi követelményei

Minden irat szerkesztésének alapvető követelménye, hogy a tartalom és a forma egységében kell elkészíteni. Figyelembe kell venni az irat típusát, az irat tárgyát, stílusát, szókincsét az irat típusához mérten alakítani. A kiemeléseket nem szabad túlzásba vinni, mert akkor a hangsúlyozott szövegrészek veszítenek mondanivalójukból. Úgy kell kiemelni a lényeget, hogy a kiemelt szövegrészek összeolvasva az irat lényeges gondolatait tükrözzék.
A jelentés fogalmazásakor ügyelni kell a jelentés címére, aminek utalnia kell a tartalmára. A szöveg első részében tényeket, eseményeket fogalmazzunk meg, amely indokolja a jelentés megírását. A második rész következtetéseket és javaslatokat tartalmaz a konkrét cselekvésről, amelyek a készítő véleménye szerint feltétlenül kapcsolatban vannak a kifejtett tényekkel. Azokat a jelentéseket, amelyeket a felsőbb szervek felé küld a cég, a vezetőnek kell aláírnia. A jelentés keltének a megírás dátuma számít.