A hiavatalos szervekhez küldött iratok

Az ügyfelek iratai többnyire valamilyen ügy intézése céljából fogalmazódnak meg. Ezek két nagyobb téma köré csoportosulhatnak:
a) levél jellegű iratok,
b) ténymegállapító iratok.

Az egymás közötti érintkezésnek túlnyomó részét, a hivatalon belüli ügyintézésnek jelentős hányadát bonyolítják le ezek a levelek. Tartalmuk szerint a leggyakoribbak a:

• keresetlevelek,
• megrendelések,
• ajánlat,
• tájékoztatás,
• érdeklődés,
• megrendelés visszaigazolása stb.

Ténymegállapító irataik közé általában olyan iratok tartoznak, amelyek az ügyintézést, adatfeldolgozást meggyorsító alapnyomtatványok, kitöltésükhöz segítségül közölt tudnivalók, vagy jogszabályokról, rendeletekről szóló tájékoztató anyagok megküldése másik cégnek.

A levelezés általános kérdései

A vállalatok, hivatalok ügyiratainak nagyobb részét a külső levelezésből származó irataik képezik. Ezeket a leveleket a külső kapcsolattartás, ügyintézés céljából
a) hivatali szervektől,
b) magánszemélyektől kapják.
A külső kapcsolattartás iratai közül a legismertebb az üzleti levelezés, vagy más néven kereskedelmi levelezés. Az állampolgárok ügyeinek intézése céljából az állami szervekhez küldött levelek másik nagy csoportja a hatósági levél. A külső levelek többnyire a lakosság jelentős részét, vagy több érdekelt intézményt érintő ügyben, a széles körű tájékoztatást szolgálják.
Annak alapján, hogy ki kinek ír levelet, a külső levelezést a következőképpen csoportosíthatjuk:

• hivatal hivatalnak (megrendelések, tájékoztatók, keresetlevelek, felterjesztések),
• hivatal magánszemélynek (értesítés, ajánlat, felszólítás, idézés, engedély, meghívó),
• magánszemély hivatalnak (kérvény, bejelentés, megrendelés, panasz, reklamáció).

Magánszemélyek levelezése hivatalos szervekkel

A hivatalos levelezés során a társadalmi, állami szervezetek, intézmények, vállalatok egymással és magánszemélyekkel tartott írásbeli kapcsolatát jelenti. A hatóságokhoz, vállalkozásokhoz, valamint különböző intézményekhez érkező iratok általában magánszemélyek által fogalmazott levelek, melyek az állampolgár ügyeinek intézésére, kérésére irányulnak.
Előfordul, hogy egyéni sérelem miatt, panasz vagy fellebbezés formájában értesíti magánszemély az illetékes hatóságot.
Összefoglaló néven a magánszemélyek hatóságokhoz vagy egyéb szervezetekhez benyújtott iratait beadványoknak nevezzük, s ide soroljuk a következő iratokat:

• kérvény, kérelem,
• fellebbezés,
• panasz,
• bejelentés,
• javaslat.