Érzelmektől mentes, a tényekre támaszkodó, a hivatali stílust használó fogalmazás.

Minden olyan szöveg, számadatsor, térkép, tervrajz és vázlat - a megjelentetés szándékával készült könyv jellegű kézirat kivételével -, amely valamely szerv működésével, illetőleg személy tevékenységével kapcsolatban bármilyen anyagon, alakban, bármely eszköz felhasználásával és bármely eljárással keletkezett

Olyan irat, amelyet szervek, intézmények, közfeladatot ellátó szervek készítenek.