A hivatalos nyelv

A hivatalos nyelv a hivatalos stílus kifejező eszköze. A hivatalos stílusú szövegeket, iratokat, leveleket többnyire a különféle intézmények használják maguk között, valamint az emberekkel való érintkezésben. A hivatalos nyelvvel, stílussal készített iratok közé soroljuk többek között a kérvényt, a pályázatot, a rendeletet, hivatalos leveleket, jegyzőkönyvet stb. Leginkább tájékoztató jellegűek, ritkábban a kommunikáció felhívó funkciója is érzékelhető, de teljesen hiányoznak belőlük az érzelemkifejező mozzanatok. Nem feltétlenül jellemző a levelek nyelvezetére a világos, szemléletes mondatszerkesztés, közérthetőség, pedig erre kellene törekedni fogalmazáskor.
A hivatalos szövegekben gyakran találni túlbonyolított, terjedelmes, többszörösen összetett mondatokat. Az ilyen levelek kedvelik a sablonszerű panelmondatokat. Szókincsük egy része a jogi szaknyelvből merít. A hivatalosság megmutatkozik a kötőszók (illetve, illetőleg, tulajdonképpen, valamint, tudniillik,) a szakszók és az idegen szavak használatában. A pontosság érdekében sokszor túlságosan részletesen fogalmaznak, sok bennük az ismétlés.
Gyakoriak a :

• terjengős kifejezések,
• elvont, szakszerű kifejezések alkalmazása,
• zárójeles megjegyzések,
• törvényekre való hivatkozás,
• panelmondatok felhasználása,
• terjedelmes szószerkezetek.

Hangnemük hivatalos, azaz személytelen. Ez az igehasználatban mutatkozik meg.
A modern technikának köszönhetően jellemző rájuk az esztétikai hatásra való törekvés, a képek megjelenítésével a levél megjelenésének színessé tétele.
A hivatalos irat hangnemét meghatározza a levelező partnerek kapcsolata:

• alá-, fölérendeltség,
• hozzávetőleges egyenrangúság.

Az irat hangneme ennek megfelelően lehet:

• határozott,
• ellentmondást nem tűrő (parancs kiadása),
• szigorú (szabálysértési ügy határozata),
• előzékeny (reklám),
• szívélyes (meghívó).

Semmiképpen nem lehet familiáris, csak tárgyilagos.

A hivatalos levél szövege

„Mindenből, ami több, mint magánügy, irat lesz.”
A levelezés története összefügg az írás kialakulásával. Általánossá válása a 19.sz. második fele. A 20.sz.-ban elkülönült egymástól a magánlevél és a hivatalos levél. A két levéltípusnak vannak azonos és eltérő formai és tartalmi jellemzői. Mindkét típus első kelléke a megszólítás. Formája függ a címzetthez fűződő viszonytól, azaz a megszólított és a levél írója közötti kapcsolat lehet:

• alá- és fölérendelt, (igazgató beosztottnak szóló utasítása),
• hozzávetőlegesen egyenrangú (osztályvezető osztályvezetőt szólít meg).

Ezt a téma követi, amely a hivatalos levél tárgyához kapcsolódik. Fogalmazáskor törekedni kell a tárgyilagos stílus alkalmazására, a lényeg rövid, tömör megfogalmazására.
A levél első részében mindig hivatkoznunk kell valamilyen körülményre, amellyel elindítjuk, bevezetjük a tárgyalásos részt.
A tárgy kifejtésénél a világos, egyértelmű stílusra kell törekedni! Kerülni kell a kétértelmű, homályos, pongyola fogalmazást. A pontosan, egyértelműen, tárgyiasan és tárgyilagosan írott hivatalos irat nem lehet a megértést nehezítő, szűkszavú, de feleslegesen terjengős. Fogalmazáskor kerülni kell az érzelmi megnyilvánulásokat. A levél befejező részében a lényeges közléseket újból megismételjük, azaz összefoglalhatjuk a lényeget. Az elköszönés szintén udvarias, de betartjuk a „két lépés távolságát”. A befejezést követi az aláírás, ami mindig hivatalos, azaz cégszerű és tartalmazza a munkaköri beosztást.
A hivatalos ügyiratkészítés fogalmazási szabályai:

• legyen szakszerű, világos, egyértelmű,
• törekedjen a tömörségre (a közérthetőség szem előtt tartásával),
• stílusa álljon összhangban a levél tartalmával,
• feleljen meg a magyar nyelvi szabályoknak.

A hivatalos levelek panelmondatai

A legtöbb iratfajtának vannak hagyományos formai és tartalmi kellékei, amelyek a hivatali iratokban többnyire a fogalmazás megkönnyítését is szolgálhatják.
Gyakran jelennek meg a hivatali levelekben olyan kifejezések, amelyek állandóan visszatérőek, azaz a hivatali levelek állandó kifejezései. Ilyenek pl.:

• Ajánljuk…
• Hivatkozunk…
• Mellékelten megküldjük…
• Hivatkozva a …
• Folyó hó …
• F. hó …
• Tájékoztatásul közöljük …
• Kérjük …

A levél bevezető, azaz hivatkozási részét rendszerint – gyakran alkalmazott – panelmondatokkal nyitjuk. Ezek rövidek, tárgyilagosak, de lényegre törőek. Ilyenek pl.:

• Hivatkozva múlt hó …
• Hivatkozással előzetes telefonbeszélgetésünkre …
• Bejelentjük, hogy …
• Megkaptuk fenti számú megrendelésüket …
• Értesítjük, hogy …
• Kérjük Önöket, hogy …

A bevezető részt követi a tárgyalásos, majd a befejező rész. Ezekben is találhatunk panelmondatokat. Ilyenek pl.:

• Amennyiben kérdése van, …
• Érdeklődhet a …… telefonszámon:
• Kérem Önöket, hogy ….
• Reméljük, hogy tetszésüket …

A levél utolsó szövegbeli része az elköszönés, udvariassági kifejezések:

• Tisztelettel
• Üdvözlettel
• Köszönettel
• Szívélyes üdvözlettel

A beveztőrész panelmondatai

A hivatalos levél bevezető részével célunk a kapcsolatteremtés, vagy a már meglevő kapcsolat, ügyintézés folytatása. Ezt általában valamilyen hivatkozással kezdjük. Hivatkozhatunk korábbi előzményre, eseményre, kapcsolatra, a levélírás céljára. A levélírást, fogalmazást, a válaszadást a bevezető részben használatos állandó szókapcsolatok, panelmondatok alkalmazása gyorsíthatja meg.
Az alábbi panelmondatokat alkalmazhatjuk:

• Hivatkozva folyó hó …
• Hivatkozva a 546/2005. ikt, sz. levelükre …
• Előzetes telefonbeszélgetésünkre hivatkozva …
• Hivatkozva 2005. 02.15-én kelt levelükre …
• A fenti tárgyú levelükre válaszolva …
• Ajánlatkérésükre közöljük, hogy …
• Korábbi üzleti kapcsolatainkra hivatkozva …

A zárórész panelmondatai

A levél zárórészében röviden összefoglalhatjuk a tárgyalásban leírtakat, ezzel egyben jelezzük a kapcsolatok fenntartásának igényét, módját, formáját. Erre is alkalmazhatunk panelmondatokat:

• Várjuk gyors intézkedésüket!
• Kérjük mielőbbi intézkedésüket!
• Előre is várjuk válaszukat!
• Köszönjük szíves tájékoztatásukat.
• Kérem, szíveskedjenek tájékoztatni az érdekelteket, hogy ….
• Kérem Igazgató Urat, hogy …
• A mielőbbi pozitív válasz reményében.
• Várjuk válaszukat!

Nyelvhelyességi tudnivalók

A hivatalos iratok szókincse jellemzően hivatali szókincs, gyakran merít a jogi szókincsből.
Általában jellemző az iratokra, hogy szóhasználatuk eltér a mindennapitól. Gyakran jelennek meg a levelek szövegeiben - a fogalmazási sajátosság következtében - pontoskodó és fontoskodó szavak, kifejezések.
Pl. egy értekezleten új kolléga bemutatását a következő módon vezeti be az igazgató:
„Az igen tisztelt jelenlevőket felkérem, hogy nevezett új kollégával mihamarabb vegyék fel a kapcsolatot."
Helyes : "Kérem a kollégákat XY új kollégánkkal ismerkedjenek meg!"
Gyakrabban vezet a pontoskodás fölösleges körülírásokhoz.
Pl. A számítógép műszakilag felülvizsgálva kerül átadásra.
Helyes: A számítógép műszaki vizsgálat után kerül átadásra.
A vizsgálat során megállapítást nyert, hogy ….
Helyes: A vizsgálat során megállapították, hogy ….
A jelen jegyzőkönyv hat példányban került elkészítésre.
Helyesen: A jegyzőkönyv hat példányban készült.
Sokszor hiba hogy a határozottságra való utalás, a határozott névelők elmaradnak az iratokból:
Pl: Megbeszélésre kérjük a ...
Helyes: A megbeszélésre kérjük a …
Állítása nem volt alaptalan, mert……….
Helyes: Az állítása nem volt alaptalan, mert …
Nagyon sok esetben rossz névutókat, vagy felesleges igekötőket tartalmaz az irat, vagy rossz helyen alkalmazzuk:
Pl:
Jelentés a munkaügyi osztály felé. osztálynak
a bűntetőjogi felelőssége mellett tudatában
a devizahatóság felé írt levelet devizahatóságnak
lerendezte az ügyet elrendezte
ki szeretném hangsúlyozni szeretném hangsúlyozni

A szabatos stílus jellemzői

A szabatos stílus eszköze a választékosság, azaz a szabatosság, ami az előadásnak, beszédnek, vagy a hivatalos levelezésnek az a kelléke, hogy a kifejezések, mondatalkotások pontosan megfeleljenek a tárgynak, vagyis éppen azt írjuk, mondjuk, ami szükséges a mondanivaló megértéséhez.
Alapvető követelmény:

• lényegre törően, pontosan fogalmazzunk,
• kerüljük a terjengősséget,
• egyszerű mondatokat alkalmazzunk a könnyebb érthetőség kedvéért,
• ne kövessünk el fogalmazási hibát,
• ne alkalmazzunk idegen szavakat,
• mindig a megfelelő szakszavakat használjuk fogalmazásunkhoz,
• törekedjünk a szakszerűségre,
• kerüljük a szenvedő szerkezeteket,
• csak a legfontosabb jogi kifejezések kerüljenek a levél szövegébe.

A szakszókincs alkalmazása