Tananyag választó:
Ügyiratforma
A hivatalos iratok formai követelményei
A hiavatalos iratok formai követelményei
A hivatalos iratok elkészítésének szigorú szabályai voltak régen. Ma már – mióta szövegszerkesztő programmal készíthetjük leveleinket – a szabályok kevésbé érvényesek. Gyakorlatilag a munkáltatók saját maguk alakítják ki levelezési szabályaikat, leveleik arculatát. Maguk dönthetnek arról, hogy a hagyományos levélforma alapján készítik leveleiket, vagy cégjelzéses levélpapírra írják közlendőiket. Mindezek ellenére azonban mégis vannak olyan szabályok, amelyeket alkalmazunk. Ezek a következők:
- a hivatalos levél szövegét egyes sorközzel írjuk,
- a kiemelendő, fontosabb részeket és az új bekezdéseket egy-egy sor kihagyásával gépeljük (szövegszerkesztő programban 12 pontos térköz),
- a fontos gondolatok, lényeges elemek kiemelésének módjait alkalmazzuk: félkövér, dőlt, aláhúzásos betűstílussal,
- ha több oldalas a levél, akkor oldalszámmal kell ellátni,
- általában a levél „Tárgy:” kifejezését aláhúzzuk,
- a címzett részben a helységnév mindig aláhúzott,
- a megszólítás után mindig felkiáltójelet teszünk, és utána egy sor kihagyásával kezdjük a levél szövegét,
- szövegszerkesztő programmal készített levél sorkizárt és elválasztott.