A hivatalos levélről általában

Ha hivatalos levélről beszélünk, óhatatlan, hogy ne egy olyan levél jusson az eszünkbe, amely objektív, teljesen tárgyilagos és lényegre törő a fogalmazása. A hivatalok egymás közötti kommunikációjának, a magánszemélyekkel való kapcsolattartásnak az egyik eszköze a levél.
Az állami, a társadalmi szervezetek, intézmények, vállalatok, vállalkozások működésük során kapcsolatot alakítanak ki, jogviszonyokat létesítenek:

• hivatali szervekkel,
• magánszemélyekkel.

Levelezéseik során a leveleket két nagy csoportra lehet osztani:
a) külső levelek,
b) belső levelek, ügyiratok.
A mindennapi életben sokszor előfordul, hogy valamilyen kéréssel, problémával, panasszal fordulunk az illetékes hivatalhoz (földhivatal, önkormányzat, rendőrség, okmányiroda stb.). Az említett szervekhez az alábbi iratokat írhatjuk ügyeink elintézése vagy közlése érdekében, melyeket összefoglaló néven beadványoknak nevezünk:

• kérvény,
• kérelem,
• fellebbezés,
• panasz,
• bejelentés,
• javaslat.

Tehát ebben az esetben a magánszemélyek írnak levelet a hatósághoz.
A magánszemélyek beadványaira, irataira a hivatali szervek írásban válaszolnak, de fogalmazhatunk levelet munkavállalással kapcsolatban is. A következő levéltípusok keletkeznek ekkor a levelezés során:

• értesítés,
• meghívó,
• határozat,
• igazolás,
• engedély,
• szerződés,

A szervezetek a különféle ügyek intézése közben a gazdasági egységen belül is írásbeli kapcsolatban vannak egymással. Ezek a hivatalos iratok a szervezetek belső levelezése. A következő levéltípusokat sorolhatjuk ide:

• jegyzőkönyv,
• emlékeztető,
• feljegyzés,
• jelentés,
• körlevél.

A szervezetek egymás közötti külső levelei, ügyiratai:

• ajánlat,
• tájékoztatás,
• érdeklődés,
• megrendelés,
• megrendelés visszaigazolása,
• teljesítés,
• panasz,
• kifogásolás stb.

Szervek, intézmények, vállalatok, vállalkozások egymás közötti és a magánszemélyekkel való közvetlen kapcsolattartást szolgálja.

A feladó a küldeményt a szállítási díj lerovásával a címzett számára bérmentessé teszi.

Távollevő személyhez intézett értesítés, tudósítás, közlés.

Levelek útján való érintkezés, kapcsolatteremtés, ismételt levélváltás.

Olyan tudatos emberi tevékenység, amely a gondolatok egyezményes jelekkel való rögzítésére szolgál.

Érzelmektől mentes, a tényekre támaszkodó, a hivatali stílust használó fogalmazás.

Érdeklődő típusú hivatali levél

Megrendő levél bemutatása

Meghívó hivatali levél formájában