A forgatókönyv az események tartalmi és formai megtervezése írásban. Az adott rendezvény sajátos elképzeléseit, szervezési feladatait, ütemtervét és a lebonyolítás módját tartalmazza.

A résztvevők, vagyis a közreműködők, fellépők, előadók azok az emberek, akik a programok tartalmáért felelnek.

A főesemény áll a rendezvény középpontjában, az esemény létrejöttét indokolja ezért a szervezés során arra kell törekedni, hogy a kiegészítő események ne vonják el a figyelmet a főeseményről.

A szervezők azok az emberek, akik aktívan részt vesznek a rendezvény lebonyolításában, előkészítésben, a meghívottak összeállításában, a programok kitalálásában.

A kiegészítő események a főesemény előtt és után lehetnek, felkészíthetik a célcsoportot, bevezethetik, vagy levezethetik a főprogramot, témája általában hasonlít a főesemény témájához.

A rendezvényszervezés egy adott célból rendezett, adott helyen és időben megtartott összejövetel teljes körű előkészítése, szervezése, összehangolása. A rendezvényszervezéshez tartozik az esemény infrastrukturális feltételeinek megvalósítása és a jelenlévőkről való gondoskodás.

A VIP (Very Important Person = nagyon fontos személyiség) a rendezvény szempontjából kiemelt jelentősséggel bíró meghívott. A VIP személyek esetenként meghatározzák egy esemény arculatát.

A sajtó jelenléte fontos egy rendezvény szempontjából, mert a sikeresség legtöbbször attól függ, hogy milyen a sajtóvisszhang, milyen nagyságrendben adnak tájékoztatást az eseményről.

A rendezvény egy szervezett, közösség keretén belül megtartott összejövetel, amelyet adott helyen és időben tartanak meg. Célja sokféle lehet: társadalmi, tudományos, szakmai, vállalaton belüli, vagy partnereknek tartott, marketing célú, vagy szórakoztató jellegű, kulturális, sport témájú, családi, vagy hivatalos, sajtórendezvény, konferencia, vásár, kiállítás.

A mellékesemények a rendezvényprogram azon részei, amik nem kapcsolódnak szervesen a főeseményhez. Lényege, hogy azok a látogatók is jól érezzék magukat, akiket nem érdekel, vagy nem érint a főesemény. Ilyen látogatók például egy konferenciára elhozott család tagjai.

A látogatók csoportja a rendezvény egyik összetevője. Rendezvényen való szerepük a részvétel, az események célja, hogy a látogatókat megszólítsák valamilyen formában.

Az árubemutatók olyan fogyasztókat célzó rendezvények, ahol használat közben nézheti meg a vásárló az adott terméket, és azonnal meg is veheti.

A vendéglátó rendezvények társas étkezések, fogadások, partik, céljuk az alkalomtól függ, ami miatt megrendezésre kerülnek. A szervezők feladata az étkeztetés és a vendégek szórakoztatása.

A tárgyalás hivatalos, szakmai rendezvény, ahol a felek saját álláspontjaik megvalósításáért szállnak harcba. Cél a megegyezés, nem pedig a szórakozás.

A szimpózium a kerekasztal-beszélgetések sajátos formája, inkább egy téma megbeszélése, vitatkozás jellemzi, mint előadások. A vitát egy vezető segítségével szakértők végzik, utána ajánlásokat fogadnak el.

A kongresszus olyan hivatalos, tudományos rendezvény, amely általában problémamegoldás céljából jön létre, rendszeres találkozási forma, amelyen csak bizonyos, szervezetek tagjai vehetnek részt. Meghatározott gyakorisággal szervezik, gyakran több napig is eltarthat.

A konferencia olyan hivatalos, tudományos rendezvény, amely általában problémamegoldás céljából jön létre, és ahol a résztvevők kérdezhetnek, vitatkozhatnak, reagálhatnak, kritizálhatnak. Létszámát tekintve kisebb a kongresszusnál, és kevesebb kérdést tárgyalnak meg.

A bemutató valamely termék vagy szolgáltatás (pl. gyártókapacitás, technológiai eljárás, esetleg tanulmány) hatékony bemutatására szolgáló információközlést és cserét biztosító rendezvény.

Egyhelyszínes rendezvények azok, amelyeken egy helyiségben történik minden esemény, azaz a fő- és mellékprogramok, az étkezés.

A többhelyszínes rendezvényeken a program különböző helyszíneken zajlik. Például külön lehet az étkezés, vagy egy kongresszuson sok teremben egyszerre lehetnek szekcióülések.

A vásárok fogyasztókat célzó események, amelyeken komplex marketingkommunikációs elemeket vonultatnak fel a résztvevő cégek. Már nem a konkrét eladás a cél, inkább az információcsere, tulajdonképpen egyes gazdasági régiók vagy ágazatok kínálatának és keresletének találkozása.

Az állófogadás a vendéglátás elterjedt formája, általában kötetlen stílusú. Időtartama 1-2 óra tekintettel arra, hogy csak állva lehet fogyasztani. A vendégek maguk szedhetnek az előkészített étekből, esetleg pincérek segítenek és összeszedik az elhasznált edényeket.

A TCR (Társadalmi Célú Reklám) a társadalom informálása, befolyásolása, cselekvésre késztetése a reklám, a propaganda eszközrendszerével, módszereivel. Ennek érdekében tarthatnak rendezvényeket, eseményeket.

A látványteremtéshez tartozik minden olyan munka, ami a fényekkel, dekorációval, megjelenéssel kapcsolatos, például a helyszín világítása, a reklámok megjelenítése, az asztalok terítéke, a személyzet és a szervezők ruházata, egy-egy fellépő inrója.

Az eseménymarketing tulajdonképpen egy szervezet vagy egy termék reklámja esemény szervezésén keresztül. A szervezetről szóló hírek kitalálássásának és felvezetésének hatékony módszere az eseménymarketig (eseményteremtés) és a sajtómunka (sztorigenerálás). Ezek a public relations tevékenység során legnagyobb kreativitást igénylő feladatok.

A road-show olyan fogyasztókat, üzleti partnereket célzó rendezvénysorozat, amelyet különböző helyszíneken tartanak. Ez lehet kiállítással egybekötött árubemutató, vásár, amit különböző programok kísérnek. A rendezvények koncepciója, témája, arculata minden helyszínek azonos.

A display valaminek a megjelenítését jelenti. Displaynek hívjuk például a közértekben megjelenő nagy reklámtáblákat, vagy egy vásáron kirakott monitort, amin a cégről szóló filmet vetítik.

A TCK (Társadalmi Célú Kommunikáció) a társadalmi célú kommunikáció, mint tevékenység, tervszerű és tartós erőfeszítés azért, hogy a közösség és annak csoportjai között a vélemény és a viselkedés befolyásolásával kölcsönös megértést, jóakaratot és együttműködést építsen és tartson fenn. Ennek érdekében tarthatnak rendezvényeket, TCK eseményeket.

A brainstorming (szó szerinti fordítása agyvihar) olyan esemény, amelynek során több ember véleményét, ötletét összegyűjtik egy adott témáról, majd mindegyiket megbeszélik közösen. Kizárásokkal a brainstorming végére eljutnak egy ötlethez, amit végül megvalósítanak.

A kampány társadalmi, politikai célt szolgálógyorsított ütemű alkalmi tömegmunka, legismertebb formája a választási kampány.

A promóció más néven árubemutató, ahol a fogyasztó működés közben tekintheti meg, ételek, italok esetében megkóstolhatja az adott terméket. Promóció például a közértekben tartott kóstoló.

Plenáris ülésnek egy konferencia, kongresszus nyitó- és záróülését nevezik. Ezeken az üléseken részt vesz mindenki, aki a későbbi előadásokat, szekcióüléseket látogatni fogja. A plenáris ülésteremnek tehát alkalmasnak kell lennie minden résztvevő befogadására, megfelelő technikai feltételekkel kell rendelkeznie.

Az agenda egy lista, amelyben fel vannak sorolva a rendezvényszervező és a résztvevők teendői időpontokkal és részletes leírással. Az agenda nagy segítség lehet a szervezéshez.

A szekcióterem olyan terem, ami helyszínül szolgálhat konferenciák, kongresszusok szekcióüléseinek. A szekcióüléseken egy-egy témához kapcsolódó előadások, viták, beszélgetések folynak. Egy konferencián, kongresszuson több szekcióülés folyhat párhuzamosan.

A meeting room olyan szoba, terem, ami alkalmas arra, hogy ott találkozzanak emberek, és megbeszéléseket, előadásokat, tárgyalásokat tartsanak. Ennek legfontosabb feltétele a megfelelő asztal és székek jelenléte.

A konferencia központ olyan épület, helyiség, ami alkalmas egy konferencia befogadására. Ennek feltételei, hogy megfelelő nagyságú és számú termekkel rendelkezzen, és legyenek megfelelő infrastrukturális körülmények (technikai felszereltség, elérhetőség...).

A díszvendég az a meghívott, aki valamilyen szempontból fontos a rendezvényen. Ez a személy lehet a rendezvény szponzora, az esemény védnöke, vagy egy híresember, akinek neve felkeltheti a célközönség figyelmét.

A programfüzet egy olyan nyomtatott információhordozó, amelyben a rendezvény menetrendjét, a programok sorrendjét, az esetleges előadók nevét találhatják meg a résztvevők.

Programoknak nevezzük a rendezvények azon aktív részét, amelyek révén az információátadás és a szórakozás megvalósul, ezek az elemek töltik meg tartalommal a rendezvényt, és meghatározzák jellegét.

A show egy látványos, vegyes szórakoztató műsor, aminek központi szereplője vagy vezetője egy népszerű énekes, vagy színész. Egy show meghatározó része lehet egy rendezvénynek.

A happening az akcióművészet egyik formája, spontán, vagy megtervezett események sorozata, ahol gyakran a nézőt is bevonják a programba. A művészet és a mindennapi élet közti határok eltörlésére a célja.

A kritérium feltételt jelent. A rendezvény megrendelőjének, és magának a rendezvényeknek is vannak kritériumai, aminek meg kell felelni. A rendezvényszervezés ezek teljesítésével lehetséges.

A vízió látomást jelent. Nevezhetjük így egy rendezvény arculatát, image-t. Például egy rendezvény alapkoncepciója lehet futurisztikus stílus. Ekkor a vízió lehet egy űrhajó belseje, amit a díszletekkel fognak megvalósítani.

Egy rendezvény megítélésében lényeges szerepet játszik a helyszín presztízse. Presztízsértékűvé válhat egy rendezvény, ha például a részvétel egyéni meghíváson alapul, kiválasztottak vannak meghívva, speciális helyszínen van (például a Szépművészeti Múzeumban).

A stylist egy olyan személy, aki egyes emberek megjelenésével foglalkozik, stílust teremt számukra. A stylistnak egy rendezvény szervezésekor a főesemény résztvevőinek, az előadóknak és a VIP megjelenésével kell foglalkoznia.

Az a résztvevők (megrendelők, látogatók, szervezők) megelégedésének mértékét fejezi ki. A rendezvényszervező célja az elégedettségi fok lehető legmagasabb elérése, ez pedig úgy lehetséges, ha az elején kitűzött célok megvalósulnak.

A költségvetés egy rendezvény pénzügyi tervezete. Ebben részletezik, hogy a különböző költségelemek miből állnak, és mennyit szánnak egy-egy részre. Egy részletes költségvetés kidolgozása elengedhetetlen ahhoz, hogy a megrendelő szerződést kössön a rendezvényszervezővel.

Maszkota egy rendezvény saját, egyedi kabalafigurája, ami egyben lógója is. Színesnek kell lennie, több formában és méretben is gyártható legyen (kulcstartó, bögre, hátizsák). Legjobb példa maszkotára az olimpiák kabalababái.

A lógó egy rendezvény saját, egyedi jele. Ez lehet figura, vagy tárgy, lényege, hogy figyelemfelkeltő és jól megjegyezhető legyen. Menetrendszerű események esetében mindenképpen ajánlatos ilyet készíteni.

Ambient a rendezvényi környezetet, hangulatot jelenti. Befolyásolói a helyszín, a dekoráció, az arculat, a fénytechnika, a programok témája, a résztvevők, meghívottak.

A háttérbeszélgetés egy-egy meghatározott téma közös megvitatása szakértők, a témában jártas meghívottakkal. Általában irányítottak a viták.

A sajtóterv az a tervezet, ami a sajtótájékoztató részletes programját tartalmazza. A sajtótervet a sajtó képviselőinek átadják, megjelölve rajta a fontosabb információkat, hogy ne legyenek elírások, félreérések.

A badge névkitűző, amely anyagára és formájára nézve többféle is lehet. Általában névjegykártya nagyságú, akár azt is bele lehet tenni. Lehet arcképes, laminált vagy gravírozott is.

A kiállítás egy eredmény-bemutató rendezvény. Különböző cégek vonultatják fel újdonságaikat gazdasági, társadalmi, kulturális területen. Egy másik értelmezésben a kiállítás termékbemutató egy vásár keretein belül.

A sajtótájékoztató olyan rendezvény, ahova a sajtó képviselői hívják meg vállalatok, vagy hivatalos szervezetek abból a célból, hogy valamilyen hírértékű dologról tájékoztassák az embereket.

A prospektus olyan fogyasztókat célzó nyomtatott információhordozó, amiben képek, leírások találhatók az adott terméktől, szolgáltatásról, eseményről.

A börze elfekvő készletek alkalomszerű értékesítése, nagy tételekben való kiárusítása. Régebben „tőzsde” jelentésben is használták a börze szót.

Lapzárta az az időpont, amikor az újságok megszerkesztett formáját a nyomdába küldik. Eddig az időpontig érkezhetnek a szerkesztőségre a különböző cikkek. A sajtótájékoztató időpontját a lapzártákhoz kell igazítani.

Chairman jelentése: elnök. Egy rendezvényen a kijelölt levezető elnököt szokták chairman-nek hívni.

A flyer szórólapot jelent. Egy rendezvény flyerén szerepelnie kell a pontos dátumnak, helyszínnek, a megfelelő öltözéknek, a főprogramoknak, és egyéb fontos információnak (belépődíj, ajándékok felsorolása, menü).

Egy rendezvény protokoll-listáján szerepelnek a rendezvény szempontjából kitüntetett személyek nevei. Az esemény folyamán különösen figyelni kell ezen emberek elégedettségi fokára.

Az akadémiai ünnepségek olyan rendezvények, amelyek a Magyar Tudományos Akadémián, vagy valamelyik egyetemen vannak megrendezve. Témája általában egy jubileum, vagy tudományos személyek születésnapjának, halálának évfordulója.

Nemzetközi szerződések aláírását meghatározott forgatókönyvű ceremónia kíséri, előtte pedig a tárgyalások, szövegegyeztetések során gondoskodni kell az érintettek ellátásáról, valamit a megfelelő helyszínekről.

A bankett személyek tiszteletére, jelentős esemény megünneplésére rendezett ünnepi lakoma, díszebéd, díszvacsora, társas étkezés.

Az ankét egy alkalmi ülés, értekezlet, amin szakértők és érdekeltek vesznek részt, célja pedig, hogy egy adott kérdést megvitassanak, megbeszéljenek. A résztvevők egy szakember irányításával vitáznak az adott témáról.

A fesztiválok a legnagyobb szabású kulturális rendezvények egyike. Több cég, szervezet is összefoghat egy fesztivál szervezéséért, ami általában többnapos, vagy akár többhetes is lehet, és többfajta programot is magába foglalhat. Példa fesztiválra a minden évben megrendezett Sziget Fesztivál, Hegyalja Fesztivál.

A bál nagyobb szabású, ünnepélyesebb táncmulatság. A táncest és a bál a mindennapi élet telítődését feloldó, a társas kapcsolatok kialakulását elősegítő, sajátosan a táncra és zenehallgatásra épülő, szórakoztató jellegű rendezvény.

Állami ünnepek jogszabályban meghatározott megemlékezések, amik kapcsolódnak az adott állam történelméhez és kultúrájához. Példa állami ünnepre a március 15-ei ünnep, ami a szabadságharcra való megemlékezés.

A karnevál jelmezes, táncos vidám felvonulás, népünnepély. Európában híres a farsangkor megrendezett velencei, párizsi karnevál, de talán a leghíresebb a riói karnevál, amit szintén minden évben megrendeznek.

A liturgikus szertartást Isten népe, vagyis az egyház végzi, amikor énekkel, szóval, cselekedettel kifejezi Isten iránti tiszteletét az imádkozásban, áldozatbemutatásban. A liturgia az embereket megszenteli, és számukra kegyelmet közvetít. A vallásos élet legfőbb forrása.

A fényhíd a fénytechnikai eszközök közé tartozik, a színpad előtt vagy fölött átívelő könnyűfém szerkezet, amelyre a világító szerelvényeket rögzítik.

Nemzeti jelképek a címer, zászló, országalma, korona. Alkalmazásuk állami ünnepeknél elengedhetetlen, hivatalos eseményeken ajánlott.

A best boy a felszolgáló csapat azon tagja, aki a tányérok, szalvéták, maradékok összeszedéséért felelős egy vendéglátói rendezvényen.

A projektorok elsősorban bemutatók céljára szolgáló irodai eszközök, amik vászonra vetítik a megtekinteni kívánt képanyagot. Szakmai, hivatalos és tudományos rendezvények elengedhetetlen kelléke.

A tolmácsberendezés fejhallgatóból és egy mikrofonból áll. A mikrofonba fordítják ez elhangzottakat a megbízott tolmácsok, akik általában kabinokban ülnek például egy tanácskozáson, vagy egy konferencián.

A hangedli a tárgyi eszközök egyike, a felszolgálás eszköze, egy 40x40 centiméter nagyságú, textilkendő.

A dekoráció díszítésül szolgáló kellékek összessége. Fajtái lehetnek virágok, lampionok, zászlócskák, a teríték kellékei

A robotlámpa a fénytechnikához tartozik, kiválóan alkalmas rendezvények hangulatának fokozására. A robotlámpa előre programozható, automatikus fényeffekteket létrehozó elektronikai berendezés.

A standok kiállítások, vásárok bútorzatai, ahol a kiállítók helyezkednek el. A cégek választhatnak, hogy milyen fajtájú standot bérelnek saját céljaikra. A standok fajtái: szigetstand (minden oldalról nyitott), fejstand (három oldalról nyitott), sarokstand, sorstand.

A pulpitus a rendezvény berendezéséhez, bútoraihoz tartozik, egy mozdítható szónoki emelvény, állvány, amelyen az aktuális előadó, vagy a program levezetője áll.

A hinti, másik nevén hinterland (német név) a rendezvény teljes előkészítő és működtető háttérterület, ahol raktározási, vendéglátó-ipari előkészítő, befejező műveletek zajlanak.

A PCO (= International Association of Professional Congress Organizers) professzionális, szakmailag tanult, képzett és erre a tevékenységre szakosodott kongresszusszervezők nemzetközi elnevezése. A PCO egy ülés megszervezője, lebonyolítója és ellenőre.

A munkaruha az az öltözék, amit a rendezvény személyzetének kell viselnie. Általában egységes, női és férfi változata is hasonlít egymásra.