Iratok, levelek készítésének általános szabályai
Az 1995. évi LXVI. törvény alapján, mely a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szól, „iratnak tekintünk valamely szerv működése vagy személy tevékenysége során keletkezett vagy hozzá érkezett, egy egységként kezelendő rögzített információt, adategyüttest, amely megjelenhet papíron, mikrofilmen, mágneses, elektronikus vagy bármilyen más adathordozón; tartalma lehet szöveg, adat, grafikon, hang, kép, mozgókép vagy bármely más formában lévő információ vagy ezek kombinációja”.
A szervezetnél keletkező iratok, ügyiratok, dokumentumok egy része szabványosított, előre meghatározott formai és tartalmi követelményeknek kell megfelelniük. A saját tervezésű iratok elkészítése során figyelembe kell venni azokat a szabályokat, melyek rögzítik a dokumentumok tartalmi és formai előírásait. A formanyomtatványon készülő iratoknál a pontos kitöltésre és az olvashatóságra (nyomtatott betűk, írógép) kell figyelmet fordítani.
Tartalmi követelmények
Az iratok elkészítése során figyelembe kell venni a tartalmi követelményeket, melyek jogszabályok határoznak meg (pl: számla, adásvételi szerződés, munkaszerződés, jegyzőkönyv). A levelezés során keletkeznek olyan iratok, melyek tartalmára vonatkozóan nincsenek előírások, de törekedni kell arra, hogy a mondanivalót röviden, tömören, egyértelműen fogalmazza meg a szervezet. Ha adatokat is rögzíteni kell az iratban (pl: megrendelés, árajánlat), akkor ezek mennyiségben és értékben pontosak legyenek.
A számvitelről szóló 2000. évi C. törvény 166. § (1) bekezdése szerint a gazdasági esemény nyilvántartására készítettek meghatározott tartalmi követelményeknek kell megfelelnie:
o sorszám, megnevezés,
o kiállító szervezet,
o kiállítás időpontja,
o gazdasági esemény leírása,
o mennyiségi és értékbeni adatok leírása,
o mellékletek száma,
o utalványozó, ellenőr, kiállító stb. aláírása.
Ha a dokumentumot elektronikus formában készítik el, akkor fontos kellék a feldolgozás során használt program és adatállomány azonosító jele.
A szervezet és magánszemély vagy más gazdálkodó (államigazgatási) szerv közötti jogviszonyt létrehozó iratok tartalmi követelményeit jogszabályok rögzítik. Ezek közös jellemzője, hogy a szerződő felek azonosíthatóak legyenek, megjelöljék a szerződéses jogviszony keletkezésének időpontját, tárgyát. Elengedhetetlen kellék az aláírás és bélyegző lenyomat, vagy az egyre inkább elterjedő elektronikus aláírás.
Formai követelmények
A magyar nyelven írott leveleket A4 méretű fehér papíron készítik. A szerveztek általában erre rendszeresített, előre nyomtatott, vagy szövegszerkesztő programba beépített fejléces papírra készítik hivatalos irataikat. A hivatalos levél formáját a szervezetek határozzák meg, de alkalmazkodnak (a levél elrendezésében) a 3495/2-86 számú műszaki szabványhoz. A szabvány szerint a levél, irat elején ki kell derülnie, hogy ki (feladó, fejléc), kitől (címzett) és mit (tárgy megjelölése) szeretne.
A hivatalos iratok, melyek áru- vagy pénzmozgást kísérnek a következő formai követelményeknek kell megfelelnie:
o megnevezés (Számla, Nyugta, Elismervény)
o sorszám (szigorú számadású bizonylatok esetén)
o kiállítás időpontja
o kiállító szerv megnevezése
o átadó, átvevő aláírása
o mellékletek száma.
A külföldi partnernek készülő iratok formai kialakításánál alkalmazkodni kell a nyelvterületen használt levelezési szabályokhoz.
21. századi közoktatás - fejlesztés, koordináció (TÁMOP-3.1.1-08/1-2008-0002)
