Tananyag választó:
Iratok, levelek definiálása, megkülönböztetése
Jegyzet szerkesztése:
Alapfogalmak - írásbeli kommunikáció
Eszköztár:

Levél

A szervezeten belül és a szervezetek között a kapcsolattartás különböző módjai alakultak ki. A legelterjedtebb forma az írásbeli kommunikáció. Az írásbeli kapcsolattartás alapvető formája a levél. Az írásbeli kommunikációt (levelet) akkor választjuk, ha az információ komplex és kiterjedt, vagy ha közlendőnket rögzíteni kívánjuk. Napjainkban egyre inkább elterjedt a levelezős során az elektronikus kommunikáció alkalmazása. Az írásbeli kommunikáció végig kíséri a magánéletet és az üzleti élet minden lehetséges mozzanatát, ezért különbséget kell tenni magánlevél és hivatalos levél között. A magánlevél a magányszemélyek közötti információcserét foglalja magába, közvetlen hangnemben, szabad stílusban megszerkesztve. A hivatalos levél a magánszemélyek és szervezetek, illetve szervezetek egymás közötti információcseréjét közvetíti hivatalos stílusban, előre meghatározott tartalmi követelményeknek megfelelően.

Levél
Levél

Irat

A szervezet kimenő és bemenő információit az iratok hordozzák. Az irat megjelenhet hagyományos papíralapú formában, de napjainkban egyre elterjedtebb az elektronikus adathordozón (mágneslemez, CD), számítógépes online hálózatban küldött elektronikus levelek (e-mail), valamint papíralapú, de nem a hagyományos postai úton, hanem telefaxon érkező információk. Az információk egy része verbálisan jut el a vállalkozásokhoz, intézményekhez, melyek az ügyintézés alapját képzik a későbbiekben (pl: telefonon beérkező, hangszalagra, vagy digitálisan rögzített reklamációk). Az információ nemcsak szöveges formában, hanem más módon is megjelenhet (táblázat, tervrajz, térkép, fénykép stb.), melyek a vállalkozások működésének fontos feltételei lehetnek. A törvényi szabályozás az irodai ügyvitel fejlődésével, a modernkor technikai vívmányaival együtt fejlődve alakította ki az irat meghatározását. Az 1995. évi LXVI. Törvény alapján „irat: minden olyan szöveg, számadatsor, térkép, tervrajz és vázlat – a megjelentetés szándékával készült könyv jellegű kézirat kivételével –, amely valamely szerv működésével, illetőleg személy tevékenységével kapcsolatban bármilyen anyagon, alakban, bármely eszköz felhasználásával és bármely eljárással keletkezett.”

Ügyirat

A szervezeten belül egy-egy üggyel kapcsolatosan adatok és információk keletkeznek, s áramlanak. Ezekkel az egyedi ügyekkel kapcsolatos adatok összességét ügyiratnak tekintjük. Kapcsolódhat hozzá előirat, mely időben megelőzi az ügyiratot (pl: előzetes tájékozódás, ajánlatkérés), valamint utóirat, mely az ügy lezárása után keletkezik (pl: garancia, reklamáció).