Tananyag választó:
Beérkező levelek kezelése, iktatása, irattározása
Jegyzet szerkesztése:
Iratkezelés folyamata
Eszköztár:

Iktatás

Az iktatás az ügyiratkezelés egyik legfontosabb része. Az iktatás segítségével lehet figyelemmel kísérni az iratok mozgását. A szervezethez beérkező iratot, levelet, számlát, faxot az érkezés napján iktatni kell. Az iktatás az irat iktatóbélyegzővel történő ellátásával, az iktatókönyvbe való bejegyzésével történik. Ha a szervezet iktatóbélyegzőt használ, azon fel kell tüntetni az érkezés dátumát, az iktatószámot, az ügyintéző nevét. Az iktatókönyvbe be kell vezetni az irat iktatószámát, az iktatás időpontját, a feladót, az ügyirat tárgyát, a mellékletek számát, az ügyintéző nevét. Az iktatókönyvvel párhuzamosan vezethet a szervezet tárgymutatókönyvet, amelyben az iratokat ábécérendben rögzíthetik, így egyszerűsíthető a visszakeresés.

Irattározás

Az iratokat az iratkezelési szabályzatban előírtaknak megfelelően kell elhelyezni és megőrizni. Az iratok tárolását úgy kell megvalósítani, hogy bármikor könnyen visszakereshető legyen, és szükség szerint újabb iratok csatolhatók hozzá. Az irattározáshoz különböző nyilvántartási rendszereket alkalmazhatunk, ezekhez segédeszközök rendelhetők. Az irattári elrendezés lehet például számsoros, betűrendes, vagy alfanumerikus (betű és szám kombinálása). Az iratok tárolását, őrzését úgy kell megvalósítani, hogy illetéktelenek ne férjenek hozzá, visszaélésre ne legyen lehetőség, ne lehessen megsemmisíteni őket. Az iratokat különböző tároló eszközökben kell elhelyezni. Használható iratgyűjtő, gyorsfűző, levélrendező, doboz, irattároló konténer. Egyre inkább elterjed az elektronikus archiválás, digitalizálás (CD, DVD, merevlemez). A jelenlegi szabályozás szerint a digitális archiválás nem oldható meg teljes egészében, szükség van a papíralapú bizonylatok őrzésére is. Az eredeti iratokat csak ritkán használja a vállalat (belső ellenőrzés, államigazgatási ellenőrzés), ezért a napi használatra alkalmas a digitális másolat.

Postabontás, érkeztetés

A beérkező küldemények felbontása a vezető vagy az általa kijelölt személy feladata. A postabontás után szignálja az iratot, vagyis kijelöli az ügyintéző személyét, majd meghatározza az elintézés határidejét és módját. A felbontáskor ellenőrizni kell a feltüntetett mellékletek meglétét. Hiány esetén a borítékon jelezni kell annak tényét. Ha a levelet tévedésből bontotta fel az ügyintéző, jeleznie kell az újra visszazárt borítékon. A „titkos” minősítéssel ellátott leveleket azonnal kézbesíteni kell a címzettnek. A küldemény felbontása után érkeztetni kell az iratot. Ezt lehet kézzel rögzíteni az iraton, vagy érkeztető bélyegzővel kell ellátni. Az érkeztető bélyegző tartalmazza az érkezés dátumát, az iktatási adatokat (iktatószám, előszám, hivatkozási szám, ügyintéző). A postabontásról a szervezet ügyviteli és iratkezelési szabályzata a fentiektől eltérő módon is rendelkezhet. A küldemények elintézésének határideje általában 8 nap, de legkésőbb 30 napon belül intézkedni kell. Ennél hosszabb elintézési határidő esetén értesíteni kell az ügyfelet.