Iktatórendszer és iktatószám - útmutatás a megoldáshoz

Az iratkezelési rend kialakítása során vegye figyelembe a szervezet nagyságát, a funkcionális területeket! A szervezet felépítéséből lehet következtetni arra, hogy milyen tevékenységi területen tevékenykedik a szervezet, s mekkora iratforgalmat bonyolít le. Például egy kereskedelmi tevékenységet folytató szervezet elsősorban a megrendelés, számlázás területén kap, illetve készít iratokat. Ekkor érdemes külön-külön, funkcionális területenként az irattározási rendet kialakítani. Az iktatószámokat ennek megfelelően kell meghatározni – például betűvel jelezni, hogy mely osztály, részleg iratairól van szó.
Központi postabontás, iktatás, irattárolás esetén mely részlegen, osztályon belül kell létrehozni az iktató részleget.
Lehetséges megoldás:
Postabontó működtetése: iktatószám folyószámos, betűk a részleg, osztály stb. jelöléséhez.
Például: számviteli osztályra érkezett levél: Sz-658/2006.

Minden osztály maga végzi az iktatást: folyószámos iktatószámok. Kereskedelmi osztály esetén vevő vagy eladó jelölése betűvel.

Minden osztály maga végzi az iktatást, de iktatóprogramot használ a szervezet. Az iktatószámokat folyószámos rendszerben használják, de jelölik (betűvel, vagy megjegyzésben), hogy mely részleg készítette vagy kapta az iratot.