Iktatás eszközei
Egyre több olyan szoftvert találhatunk a piacon, mely a szervezetek iratnyilvántartását segítik, végzik. A forgalmazócégek demo verziókat bocsátanak a potenciálisvásárlók rendelkezésére, hogy megismerjék ajánlataikat, a programok felépítését, működését. Nem minden szervezetnek fel meg a készen kapható szoftver, ezért néhány szervezet a saját igényeihez készíttet programot. A szervezet a legalacsonyabb költségű megoldást keresi, de nem biztos, hogy az olcsóbb a jobb.
Egy dokumentumkezelő rendszerbe eszközölt befektetés megtérülését kiszámítani nem túl egyszerű, de mindenképp tudni kell, hogy az informatikai beruházások hasznai és költségei csak elég nagy bizonytalansággal adhatóak meg. Ez részben abból adódik, hogy a dokumentumkezelő rendszer beintegrálódik a szervezet egyéb rendszerei közé. És minél nagyobb a szervezet, valószínűleg annál több rendszer található meg benne. Közvetlen haszonként foghatóak fel az esetleges papír-megtakarításból, tároló hely felszabadulásából eredő megtakarítások, illetve az, hogy a tevékenység esetleges bővítése kisebb erőforrásokkal valósítható meg, mint a rendszer nélkül. A közvetett hasznok a gyorsabb, pontosabb, hatékonyabb munkavégzésből erednek.
Iktató személyzet
Az iroda technológiájának bizonyos szempontból a leggyengébb láncszeme, az emberi erőforrás, ugyanis ahol emberi beavatkozás előfordul, ott számolni kell a tévedés lehetőségével is. Ezért a korszerűsítés mindenképpen abba az irányba mutat, hogy zárjuk ki, vagy csökkentsük minimálisra ezt a bizonytalanságot az irodai folyamatokból.
Mivel az iktatóprogramok többsége már hálózatban is lehet működtetni, ezért érdemes az iktatómodult hozzáférhetővé kell tenni minden olyan munkahelyen, ahol iratok készülhetnek. Az iktatást ebben az esetben annak kell elvégezni, aki az adott dokumentumot kiállította.
Egyre inkább elterjedtek olyan integrált számítógépesügyvitelirendszerek, melyek a szervezetnél összekapcsolódnak egymásra épülnek. Például egy számla elkészítése és eljuttatása az ügyfélhez a hagyományos úton több órát, napot is igénybe vehet. Több ügyintéző kezén megy keresztül, mire eljut a postára. Az integrált rendszerek segítségével a számla kiállításával egyidejűleg megtörténhet a könyvelés, raktárkészlet csökkentés, iktatás, másodpéldányok továbbítása a szervezeten belül, postakönyvkiállítása, boríték készítése, címkézése.
A szervezeten belül jelentős lehet a költségmegtakarítás. Olyan ügyviteli, adminisztratív munkaerőre van szükség, aki átlátja a folyamatok összekapcsolódását, megfelelő számítógépes ismeretekkel rendelkezik. Ha napi gyakorlattá válik a irodai munkaszámítógépesadminisztrációja, akkor munkaerőteljesítménye, hatékonysága is jelentősen nőhet. Ezzel a vállalat költségcsökkentést, esetleg bevétel növekedést is elérthet. Mindenképpen gazdaságosabbá teszi az irodai munkát.
Iktatóprogramok alkalmazása
A legtöbb irodában már kialakult rendszere van az iktatásnak. Az iktatásimunka időrabló, mechanikus munka, de az iratok nyomon követhetősége és visszakereshetősége miatt elengedhetetlen feladat. Nem is az iktatás a legproblémásabb feladat, hanem az iratokvisszakeresése. Ennek megkönnyítésére dolgoztak ki számos visszakeresést segítő eljárást (pl. tárgymutatókönyv), de gyakran a pontatlan vezetés miatt vagy speciális igények szerinti kereséseknél az ügyintézők emlékezetén múlik egy irat megtalálása. A probléma hatékony megoldását a számítógépesiktatásirendszer bevezetése teszi lehetővé. A számítógépesiktatás ugyanis szinte bármilyen jellegű visszakeresést lehetővé tesz, anélkül, hogy maga az iktatásitevékenységre fordított idő megnőne. A korszerű iktatórendszereket vonalkódos technikával párosítják, így az iratok a rájuk ragasztott (vagy készítésükkor rájuk nyomtatott) vonalkód segítségével rögtön azonosíthatóak.
Az elektronikus iratoknál az iktatási folyamat (vagyis az azonosítás) automatikusan megoldható, tehát igazából nem lesz szükség csak a nem elektronikus iratokazonosítása során az iktatóprogramokra. Az elektronikus formában rögzített iratokhoz kapcsolódik egy ún. iratkísérő lap, amely tartalmaz minden lényegi adatot az iratról.
Néhány szempont, melyet mérlegelni kell az elektronikus iktatórendszer bevezetése előtt:
• Figyelemmel kell kísérni a dokumentumkezeléshez kapcsolódó költségeket, és ahol a dokumentumkezelés költségei jelentős tételt jelentenek a szervezetgazdálkodásában, ott érdemes lehet elgondolkodni a hagyományos iktatásról, dokumentumkezelésről történő áttérésen,
• Fel kell mérni, hogy mennyire naprakész információk szükségesek a vezetői döntéshozatalhoz (egy iktató rendszerben például a beérkező szerződések, ajánlatok összegét is lehet rögzíteni és egy nyers adat azonnal rendelkezésre állhat az erőforrások átcsoportosításához)
• A szervezet által megcélzott, vagy már működtetett irányításirendszerek (ISO, BS, stb.) igénylik-e az áttérést a hagyományosiratkezelésről?
• Mekkora a beérkező, feldolgozandó dokumentumok száma?
• Mennyire szükséges a külső kérésekre a gyors vagy adott időn belül történő reagálás?
21. századi közoktatás - fejlesztés, koordináció (TÁMOP-3.1.1-08/1-2008-0002)
