Tananyag választó:
Iktatókönyv kezelése
Jegyzet szerkesztése:
Iktatás
Eszköztár:

Iktatás

Az iktatás az ügyiratkezelés egyik legfontosabb része, ugyanis ezzel biztosítható a küldeményeknyilvántartásba vétele. Az iratnyilvántartás, az iktatás az iratazonosítására szolgáló adatok rávezetése az iratra, az iktatókönyvben történő nyilvántartásba vétellel egyidejűleg.
Nem minden beérkező iratot kell iktatni, ezért pontosan meg kell határozni, mely küldeményekiktatása maradhat el. Például alaptevékenységgel össze nem függő meghívók, reklámszövegek, napilapok, rendszeres közlönyök, szaklapok, névre szóló levelek, áruval érkező szállítólevelek.
Az iratokazonosítására, nyilvántartására többféle rendszert is használhatunk. Mindig a szervezettevékenységéhez legjobban igazodót érdemes választanunk. Talán a legismertebb módszer a folyósorszámos vagy kronologikus iktatószám, amelyben minden kezdő irat sorszámot kap évről évre elölről kezdődően.
Az iktatás az iktatóbélyegző iraton való elhelyezéséből, a lenyomat rovatainak kitöltéséből és az iratadatainak az iktatókönyvbe történő bejegyzéséből áll. Az iktatószám megállapítása függ az alkalmazottiktatásirendszertől. A közigazgatás területén gyakran használják az alszámos iktatást. Ebben az esetben egy irat érkezésekor mindig megvizsgálják, hogy volt-e ún. előzményirata az adott ügynek. Ha volt, akkor annak az iktatószámát alszámozzák, ha nem, akkor a következő iktatószámot kapja meg az irat.

Iktatókönyv

Az iktatókönyvben az iktatószámon felül rögzítik az irat fontosabb adatait (dátum, küldő, tárgy stb.). Az iktatókönyv mellett vagy benne, párhuzamosan vezetnek ún. tárgymutatókönyvet is, amelybe tárgykörök szerint ábécésorrendben rögzítik az iratokat. A mutatózás célja, hogy az iratiktatószámátvisszakereséskor gyorsabban meg tudjuk állapítani. A legtöbb esetben megoldhatatlan lenne az iktatókönyvet végiglapozni minden alkalommal, amikor egy iratot keresünk. A mutatókönyvbe csak a tárgyszöveget és az iktatószámot vezetik be, ugyanis az irat megtalálását követően az iktatószám alapján az iktatókönyvben megtalálhatjuk az összes fontos adatot.

Iratnyilvántartás

A kötelező iratkezelési folyamatok, feladatok szabályozására vonatkozó jogszabályok elsősorban a közfeladatot ellátó szervekre (állami, közigazgatási szervezetekre) vonatkoznak, de az egyéb gazdasági szereplőkre is vonatkozó törvényeknek is vannak iratkezelésre vonatkozó pontjai.
Az elektronikus iratkezelés elsősorban az elektronikus iratok keletkeztetésénél, és továbbításánál (e-mail), valamint az iratok elektronikus nyilvántartásánál jelentkezik, illetve ezekkel a funkciókkal váltották fel a manuális iratkezelést. A fizikai iratkezelés az elektronikus támogatással tehát sokat egyszerűsödött, manapság már elsősorban a fizikai iratok útjának követését, az illetékesek hozzáférésének lehetőségét, és a tárolását, illetve tárolásából adódó feladatok megoldását jelenti. A továbbra is fizikai módon kezelendő iratok típusait a vállalatok, szervezetek egyénileg jogosultak meghatározni a törvényi vonatkozások figyelembe vételével.
A nagy tömegben keletkezett iratokat valamilyen módon nyilvántartásba kell venni, rendszerezni kell, hogy minél hatékonyabban valósulhasson meg az adatok visszanyerése, lehetővé téve a gyors és pontos ügyintézést. De ezek nemcsak a gazdálkodó szervezetekérdeke, hanem kötelessége is, hiszen törvényielőírásokban szabályozzák az iratok kezelését.
Jelenleg is fellelhetőek olyan szervezetek, ahol a nyilvántartások vezetése fizikai módszerekre alapul, vagy az elektronikus nyilvántartást a korábban kialakított fizikai nyilvántartáshoz igazították. A fizikai iratkezelésben a csoportosítás, rendszerezés, tárolásmódszerét úgy kell kialakítani, hogy minél egyszerűbben azonosítani és visszakereshetővé lehessen tenni az iratokat.