Az iktatókönyv tartalma
A hagyományos iktatásnál szabályos esetben egy előre nyomott, bekötött, sorszámozott, nyilvántartásba vett, hitelesített iktatókönyvet használhatunk. A szabályszerűen vezetett iktatókönyv közhiteles okirat lehet, ezért benne radírozni, kifestéssel, tintával adatokat olvashatatlanná tenni nem szabad. A javítandó részeket egy vonallal kell áthúzni és kézjeggyel, dátummal kell ellátni. Az iktatókönyvet, annak szabályos vezetését ellenőrizni kell, év végi zárással. Az iktatókönyv nem selejtezhető.
Az iktatókönyv szükségessége
Az iktatás biztosítja az iratok:
- nyilvántartásba vételét,
- nyomon-követhetőségét,
- a visszakereshetőséget,
- más iratok, dokumentumok kapcsolását az alapdokumentumhoz,
- és persze a jogszabályoknak történő megfelelést.
Irattovábbítás
A hagyományos irodában az egyik legbonyolultabb feladat az iratok útjának nyomon követése. Egy ilyen rendszerkialakításával lehet csökkenteni annak lehetőségét, hogy az iratok nyomtalanul eltűnjenek, ill. azt, hogy meg lehessen megállapítani, egy adott időpontban hol van vagy volt az irat.
A legtöbb irodában erre az átadó-átvevő könyves módszert használják. Az eljárás lényege, hogy az iratokat egyenként vezetik be az átadó-átvevő könyvbe, az átvevő egyenként aláírja és keltezi őket, amikor átveszi.
Kísérő dokumentáció
Az iktatókönyv mellett vagy benne, párhuzamosan vezetnek ún. tárgymutatókönyvet is, amelybe tárgykörök szerint ábécésorrendben rögzítik az iratokat. Az iktatás és a mutatózás után már az iktatókönyvben is jelzett ügyintézőhöz kell továbbítani az iratot. Az irat továbbítása előtt, különösen az államigazgatás területén, ún. előadói ívet készítenek. Ez iratkísérő lapnak is felfogható, amely egy dosszié vagy előlap, és tartalmazza vagy tartalmazni fogja az ügyben keletkezett összes iratadatait. Az előadói ív végigkíséri az ügy menetét egészen a lezárásig és az irattárba helyezésig, így gyorsan áttekinthetőek rajta az ügyben történt lépések. Az eredeti irat és az iktatókönyv vagy iktató-rendszer közötti kapcsolódást biztosítani kell. Ez nem jelent mást, mint az iktatásadatainakrögzítése mellett a főbb iktatásiadatok feltüntetését magán az iktatott iraton. Ezeknek az adatoknak a rögzítését az iktatóbélyegzőnek az iratra nyomásával lehet kezdeményezni.
A jó iktatóbélyegző helyet tartalmaz:
- a szervezeti egység,
- az iktatás időpontja (év, hó, nap formában, illetve kényes iratok esetén óra, perc idővel kiegészítve),
- és természetesen az iktatószám számára.
A fentieken túl feltüntethető:
- ügyintéző neve,
- irattári tételszám,
- mellékletek száma.
21. századi közoktatás - fejlesztés, koordináció (TÁMOP-3.1.1-08/1-2008-0002)
