Összekapcsolódás
A fizikai iratkezelés mértéke az elektronikus iratkezeléssel szemben elsősorban a törvényi feltételektől függ. Jelenleg a jogiszabályozás teljes körűen még nem ad lehetőséget arra, hogy a digitalizált dokumentum papír alapú eredetijét megsemmisítsük, éppen ezért érdemes úgy ötvözni a hagyományos és elektronikus iratkezelést, hogy zökkenőmentes legyen az átállás a teljes elektronikus dokumentumkezelésre abban az esetben, amennyiben biztosítottak lesznek a törvényi feltételek.
Az elektronikus iratkezelés elsősorban az elektronikus iratok keletkeztetésénél, és továbbításánál (e-mail), valamint az iratok elektronikus nyilvántartásánál jelentkezik, illetve ezekkel a funkciókkal váltották fel a manuális iratkezelést. A fizikai iratkezelés az elektronikus támogatással tehát sokat egyszerűsödött, manapság már elsősorban a fizikai iratok útjának követését, az illetékesek hozzáférésének lehetőségét, és a tárolását, illetve tárolásából adódó feladatok megoldását jelenti. A továbbra is fizikai módon kezelendő iratok típusait a vállalatok, szervezetek egyénileg jogosultak meghatározni a törvényi vonatkozások figyelembe vételével. Az elektronikus iktatásnak számos előnye van, a legfontosabb talán a gyors visszakereshetőség. Amíg egy hagyományos iktatókönyvben egy kevés információval rendelkező titkárnő akár órákig elkeresgélt egy adat után, addig az iktatórendszer a másodperc töredéke alatt rendelkezésre bocsátja a keresett adatot. Az elektronikus rendszerben könnyebb nyomon követni az iratok hollétét. Bármelyik rendszert is használjuk, az eredeti irat és az iktatókönyv vagy iktató-rendszer közötti kapcsolódást biztosítani kell. Ez egész egyszerűen nem jelent mást, mint az iktatásadatainakrögzítése mellett a főbb iktatásiadatok feltüntetését magán az iktatott iraton.
Az iratok elektronikus módon történő kezelését olyan technológiai megoldásokkal érdemes támogatni, melyekkel jelentősen csökkentik a manuális munkavégzést. Ennek egy példája a vonalkódtechnológia alkalmazása.
A vonalkódtechnológia segítségével pontosabban és gyorsabban lehet az archiválás során feldolgozni és beazonosítani az iratokat. Továbbá az iratkezelés területén a vonalkódtechnológia igen elterjedt az irattárolásban is.
Papírtenger
Jelen korunk – még mindig – a papíros alapú dokumentumokra épül. Még mindig, hiszen minden szándék ellenére szerződések, bankszámlakivonatok, információs anyagok – és felsorolni és lehetetlen, hogy mennyi egyéb papír – soha nem látott mértékben tartozik életünkhöz. Ugyanez igaz az üzleti területen működő cégekre és a közigazgatásra egyaránt, de nem csak nálunk Magyarországon, hanem szerte a világon.
Bármilyen egyszerű ügylet vagy ügyintézés dokumentumok létrehozását igényli vagy a már meglévő, korábban előállított papírokra támaszkodik. Egy idő után az ember azt érezheti, hogy belefullad a papírok tengerébe. Ilyenkor igazán jól jöhet egy mentőöv, mint például egy elektronikus dokumentumkezelő rendszer.
A manuális, papír alapú irat alkalmazásához főként olyan esetekben ragaszkodnak, amikor két fél közötti megállapodás, kötelezettségvállalás jön léte, melyet az iraton eredeti „kézi” aláírással ismernek el. Igaz, hogy az ilyen típusú iratfajták száma csökken, de ennek ellenére továbbra is szükséges foglalkozni a fizikai iratkezeléssel.
Program felépítése
Az iratnyilvántartásnak napjainkban több feladatot is el kell látnia. Fontos, hogy beépíthető legyen a szervezet működésébe, már meglévő szoftvereihez kapcsolódjon, segítse a menedzserek, vezetők munkáját, döntésénekelőkészítését, az ISOrendszerhez is megoldást nyújtson. A dokumentumkezelő rendszerek felépítése alapfunkcióiban általában azonos, a kapcsolódó szolgáltatások, modulok, felhasználhatósági kör, melyben eltérnek egymástól, és amellyel kapcsolatosan a szervezet vezetőinek kell döntéseket hoznia.
21. századi közoktatás - fejlesztés, koordináció (TÁMOP-3.1.1-08/1-2008-0002)
