A helyszín választás szempontjai
Számos esetben a sajtótájékoztató helyszíne adott, szervezőként nincs lehetőségünk annak megválasztására. Ennek oka lehet időbeni, vagy anyagi korlát, esetleg hagyományban gyökerező, illetve szabályzatban lefektetett akadály. Feladatunk ilyenkor a rendelkezésre álló helyszín adottságainak optimális kihasználása, illetve lehetőségek szerinti alakítása.
Amennyiben van módunk megválasztani a helyszínt, egyszerre kell figyelembe vennünk a mondanivalóhoz való illeszkedés és az objektív körülmények kritériumait. Például, ha egy erdő védetté nyilvánításáért küzdünk egy egyesület tagjaként, mindenképpen érdemes az ezzel kapcsolatos sajtótájékoztatót természetközeli helyszínen meghirdetni, de nem a csak meredek ösvényeken, gyalog megközelíthető hegytetőn.
Célmeghatározás
A sajtótájékoztató előkészítésének első lépése az esemény céljának meghatározása, azaz az eljuttatni kívánt üzenet pontos megfogalmazása. Az üzenet jelentésében a szavak tartalma mellett a szimbolikus síknak is óriási jelentősége van, a siker érdekében érdemes azt is minél tudatosabban kontrollálni és alkalmazni. A további lépéseket a meghatározott célnak kell alárendelnünk, azaz a cél határozza meg a meghívottak körét, az időzítést, a helyszínt, a stílust és a lebonyolítás menetét.
A sajtótájékoztató célja szorítkozhat kizárólag információk tárgyszerű közlésére, de ezt gyakran kiegészíti a figyelemfelhívás igénye adott eseménnyel vagy jelenséggel kapcsolatban. Ha kizárólag tájékoztatás az esemény célja, a körülményeknek is kiegyensúlyozott tárgyszerűséget kell sugallaniuk (egy mozgalmas háttér előtt tartott sajtótájékoztató után senki nem emlékszik a fajsúlyos bejelentések tartalmára), ha viszont előtérbe kerül a figyelemfelhívás, kreatív módon alakíthatjuk a menetrendet.
Meghívottak köre
A meghívottak körét a célba juttatni kívánt üzenet szabja meg, tehát olyanokat hívjunk, akik feltehetően el is jönnek, nem ellenszenveznek velünk, céljainkkal, szervezetünkkel, illetve lehetőségeik és előzetes tudásuk révén képesek megfelelő színvonalon továbbítani üzenetünket. Például, ha szakmai nyelven megfogalmazható kutatási eredményeket szeretnénk sajtótájékoztatónkon közzé tenni, csak tudományos szakújságírókat érdemes meghívnunk.
Ha rendszeresen szervezünk sajtótájékoztatókat, nagyon fontos a jó személyes kapcsolat kialakítása a sajtó képviselőivel. Alapvető szabály a meghívottak időben és az esemény jellegének megfelelő formában történő értesítése az eseményről.
Technikai feltételek megteremtése
A meghívottaktól fontos visszajelzést kérni, tudnak-e jönni, hányan érkeznek, milyen technikai berendezéseket fognak használni. Különösen a televíziós stábok hely-, és berendezésigénye nagy, márpedig ha nem ideálisak a forgatási feltételek – például a fényviszonyok – az mind a célba juttatni kívánt üzenetet, mind pedig a média munkatársaival fenntartott hosszú távú kiegyensúlyozott kapcsolatot veszélyezteti.
A terem méretétől és a meghívottak számától függően szükség lehet a hangosítás biztosítására is. Fontos, hogy a hangosító berendezéseket maga a sajtótájékoztatót vezető személy tesztelje előzetesen, hiszen nem csak a gépeket kell beállítani, hanem saját hangerőnket, hangszínünket is. Ha ezt az apró előkészületet elmulasztjuk megtenni, és már éles helyzetben kell többször újrakezdeni a beszédet, az újabb zavaró tényező szintén a hatékonyság rovására megy.
21. századi közoktatás - fejlesztés, koordináció (TÁMOP-3.1.1-08/1-2008-0002)
