A rendezvényszervezés alapjai
A rendezvényszervezés egy adott célból rendezett összejövetel teljes körű előkészítése, szervezése, összehangolása. A rendezvény szervezéshez tartozik az esemény infrastrukturális feltételeinek megvalósítása, azaz a helyszín, technika, kiszolgáló egységek biztosítása, és a jelenlévőkről való gondoskodás, azaz az étkezés, programok szervezése, esetleg utaztatás, szállás megszervezése.
A részletek kidolgozásának alapja a helyszín, az időpont és a programok, amelyek a legfőbb célnak vannak alárendelve.
• Időpont: ettől függ, hogy mikorra kell időzíteni és elkészíteni a rendezvény reklámját, befolyásolhatja a személyzet ruházatát (évszaktól, napszaktól függően), a felszolgált ételt, és legtöbbször a dekorációt is.
• Helyszín: leginkább a dekoráció, bútorzat meghatározásánál van nagy szerepe, a technikai feltételek biztosítása is akkor kezdődhet, ha megvan a pontos helyszín.
• Program: alapvetően meghatározza a rendezvény menetét.
A rendezvényszervezés sarokpontjai
A rendezvény szervezésnek sok sarokpontja lehet. Ez abból adódik, hogy rengeteg ember áll kapcsolatban egy-egy rendezvénnyel, rengeteg dolog történhet véletlenül a lebonyolítás során.
A legfőbb sarokpontok:
• Emberi tényező: meg kell bizonyosodni, hogy a fellépők, meghívott előadók biztosan eljöjjenek, egy program meghiúsulása megakaszthatja az egész rendezvényt.
• Szabadtéri program esetén mindig legyen esőnap, vagy tető alatti alternatív program.
• Mennyiségi problémák: a nyomtatott tematika, vagy szórólapok hamar el szoktak fogyni. Ennek kiküszöbölésére be lehet állítani egy fénymásoló berendezést. Az étel, ital mennyiségét úgy határozzuk meg, hogy a várható létszámnál 1,3-szor többet rendeljük. Arra az esetre, ha ez sem lenne elég, legyen egy hely, ahonnan gyorsan tudják pótolni a hiányosságokat.
• Idő: mindig számítani kell arra, hogy a programok csúsznak valami miatt. Ezért kitöltő programokat is célszerű tervezni.
A sikerességet meghatározó tényezők
Minden tevékenységet lehet az alapján értékelni, hogy megvalósultak-e az alapvető célok.
A megrendelő, a menedzsment általában a rendezvények sikerét két mutató alapján szokták megítélni: a résztvevők száma és a megjelent tudósítások száma. Emellett a rendezvény jellegétől függően lehetnek más mutatószámok is. Például egy vásár esetében az eladott áruk mennyisége, a megkötött üzletek száma.
A vendégeknek akkor sikeres a rendezvény, ha jól érzik magukat, ha megtudják azokat az információkat, amikért mentek, ha hasznos ismeretségeket szereztek.
A siker legtöbbször az utómunka során derül ki. Ekkor elemzik a számokat, összegzik az eredményeket, ekkorra már a sajtóvisszhangot is lehet tudni.
21. századi közoktatás - fejlesztés, koordináció (TÁMOP-3.1.1-08/1-2008-0002)
